Co zrobić, gdy obywatel Ukrainy umrze w Polsce: oficjalna lista kontrolna w 5 krokach

1. 1

   Uzyskanie karty zgonu od lekarza w szpitalu lub przychodni

   Pierwszym krokiem jest odebranie bezpłatnej karty zgonu, którą wystawia lekarz stwierdzający zgon na oddziale szpitalnym (lub lekarz podstawowej opieki zdrowotnej albo kierownik zespołu ratownictwa medycznego, jeśli zgon nastąpił poza szpitalem) [1]. Jeżeli okoliczności śmierci nie wymagają postępowania prokuratorskiego ani sekcji sądowo-lekarskiej, szpital wydaje kartę zgonu uprawnionemu członkowi rodziny osoby zmarłej lub zakładowi pogrzebowemu działającemu na podstawie pisemnego pełnomocnictwa [1][2].

   Karta zgonu składa się z dwóch części: części przeznaczonej do zarejestrowania zgonu w Urzędzie Stanu Cywilnego oraz części przeznaczonej dla administracji cmentarza, którą kierownik USC uzupełnia podczas rejestracji zgonu i która jest niezbędna do pochówku, kremacji lub przewozu międzynarodowego [1].

2. 2

   Rejestracja zgonu we właściwym Urzędzie Stanu Cywilnego (USC)

   Zgon należy zgłosić w Urzędzie Stanu Cywilnego właściwym dla miejsca, w którym nastąpiła śmierć, w terminie 3 dni od dnia sporządzenia karty zgonu (lub w ciągu 24 godzin od zgonu, jeżeli przyczyną śmierci była choroba zakaźna) [1][2]. Na przykład w Warszawie zgon można zarejestrować w dowolnej siedzibie dzielnicowej, jaką prowadzi Urząd Stanu Cywilnego m.st. Warszawy (m.in. przy ul. gen. W. Andersa 5; całodobowa infolinia Miejskiego Centrum Kontaktu Warszawa 19115 w kraju lub +48 22 443 19 11 z zagranicy) [2].

   • Kto dokonuje zgłoszenia: Zgon może zgłosić osobiście członek rodziny (np. małżonek, zstępni, wstępni lub krewni boczni) albo upoważniony na piśmie zakład pogrzebowy, co w praktyce jest najczęściej wybieranym rozwiązaniem [1][2].
   • Wymagane dokumenty: Karta zgonu wystawiona przez lekarza, paszport ukraiński osoby zmarłej (oraz polska karta pobytu lub potwierdzenie numeru PESEL, jeśli osoba zmarła je posiadała) oraz dokument tożsamości osoby zgłaszającej (do wglądu) [1][2].
   • Wydawane dokumenty i opłaty: Sporządzenie aktu zgonu odbywa się w dniu zgłoszenia i jest bezpłatne; urząd wydaje jeden bezpłatny odpis skrócony aktu zgonu, zwraca podstemplowaną część karty zgonu dla administracji cmentarza oraz automatycznie aktualizuje rejestr PESEL [1][2]. Warto od razu pobrać dodatkowe odpisy skrócone aktu zgonu (22 zł opłaty skarbowej za egzemplarz) lub odpisy zupełne (33 zł), potrzebne do procedur konsularnych, bankowych i ubezpieczeniowych [2].
3. 3

   Wybór zakładu pogrzebowego oraz decyzja między pochówkiem w Polsce a przewozem na Ukrainę

   Przed podpisaniem umowy z wybraną firmą pogrzebową warto sprawdzić, czy osoba zmarła posiadała polisę ubezpieczenia turystycznego, zdrowotnego lub na życie obejmującą koszty transportu zwłok (repatriacji), gdyż ubezpieczyciel często wyznacza własnego operatora assistance. W pozostałych przypadkach rodzina może zlecić obsługę zakładowi pogrzebowemu w Polsce lub wyspecjalizowanej firmie realizującej międzynarodowy przewóz zmarłych między Polską a Ukrainą. Listę zrzeszonych przedsiębiorców udostępniają ogólnopolskie organizacje branżowe: Polska Izba Branży Pogrzebowej (tel. +48 798 198 997, e-mail [email protected]) [5] oraz Polskie Stowarzyszenie Pogrzebowe (tel. +48 22 834 84 60, e-mail [email protected]) [6]. Clarvia podaje te katalogi wyłącznie orientacyjnie i nie rekomenduje, nie zatwierdza ani nie klasyfikuje poszczególnych wykonawców.

   • Pochówek lub kremacja w Polsce: Wybrany zakład pogrzebowy organizuje ceremonię na cmentarzu komunalnym lub wyznaniowym w Polsce na podstawie części karty zgonu z adnotacją USC oraz odpisu aktu zgonu [1].
   • Międzynarodowy przewóz ciała lub urny z prochami na Ukrainę: Zgodnie z ustawą o cmentarzach i chowaniu zmarłych wywóz zwłok lub szczątków ludzkich poza granice Rzeczypospolitej Polskiej wymaga pozwolenia państwowego powiatowego inspektora sanitarnego właściwego dla miejsca zgonu (oraz w zależności od trybu postępowania administracyjnego współdziałania właściwego starosty lub prezydenta miasta na prawach powiatu) [3]. Na przykład w stolicy organem właściwym w sprawach sanitarnych jest Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny w m.st. Warszawie (Powiatowa Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna w m.st. Warszawie, ul. Jana Kochanowskiego 21, tel. +48 22 310 79 00, e-mail [email protected]) [3]. Formalności techniczne - w tym dobór trumny z wkładem metalowym i jej komisyjne opieczętowanie albo przeprowadzenie kremacji i opieczętowanie urny oraz złożenie wniosku w Sanepidzie - załatwia w imieniu rodziny upoważniony międzynarodowy zakład pogrzebowy [3].
4. 4

   Formalności w urzędzie konsularnym Ukrainy w Polsce i odprawa graniczna

   O zgonie obywatela Ukrainy należy powiadomić właściwy terytorialnie urząd konsularny Ukrainy w Polsce (w Warszawie, Krakowie, Gdańsku, Lublinie lub Wrocławiu) [4]. Na przykład dla województwa mazowieckiego i łódzkiego właściwy jest Wydział Konsularny Ambasady Ukrainy w Warszawie (ul. Antoniego Malczewskiego 17, całodobowy telefon alarmowy w sprawach zgonów +48 698 608 837, telefon ogólny +48 22 621 39 79, e-mail [email protected]) [4].

   • Rola konsulatu: Ukraiński urząd konsularny nie finansuje ani nie wykonuje komercyjnych usług pogrzebowych, natomiast w przypadku przewozu trumny lub urny z prochami na Ukrainę wydaje zaświadczenie konsularne niezbędne do przekroczenia granicy polsko-ukraińskiej oraz udziela informacji o rejestracji zgonu w ukraińskich rejestrach stanu cywilnego [4].
   • Dokumenty do przewozu przez granicę: Upoważniona firma pogrzebowa przedstawia w konsulacie oraz służbom celno-granicznym polski odpis aktu zgonu, zaświadczenie lekarskie o przyczynie zgonu i braku chorób zakaźnych, pozwolenie polskiego inspektora sanitarnego (Sanepidu) na wywóz zwłok lub prochów, protokół zalutowania trumny (lub świadectwo kremacji) oraz oświadczenie o braku niedozwolonych przedmiotów wewnątrz trumny bądź urny, wraz z tłumaczeniami przysięgłymi na język ukraiński wykonanymi przez tłumacza przysięgłego [3][4].
5. 5

   Zasiłek pogrzebowy z ZUS oraz powiadomienie banków i instytucji emerytalnych

   Jeżeli osoba zmarła podlegała w Polsce ubezpieczeniom społecznym w ZUS (np. z tytułu umowy o pracę, umowy zlecenia lub pobierania polskiego świadczenia emerytalno-rentowego) albo jeżeli ubezpieczeniom w ZUS podlega członek rodziny pokrywający koszty pogrzebu, przysługuje polski zasiłek pogrzebowy, który wypłaca Zakład Ubezpieczeń Społecznych (Centrum Kontaktu Klientów ZUS tel. +48 22 560 16 00, e-mail [email protected]) [1][7]. Sam status ochrony czasowej (PESEL UKR) bez podlegania ubezpieczeniom społecznym lub uprawnień emerytalnych w ZUS nie daje prawa do zasiłku z ZUS [7].

   • Wysokość i termin złożenia wniosku (zasady od 1 stycznia 2026 r.): Dla zgonów, które nastąpiły od 1 stycznia 2026 r., zasiłek pogrzebowy wynosi 7 000 zł [1][7]. Członkom najbliższej rodziny (m.in. małżonkowi, dzieciom, rodzicom, rodzeństwu, dziadkom i wnukom) przysługuje pełna kwota ryczałtowa 7 000 zł niezależnie od wysokości poniesionych kosztów oraz niezależnie od tego, czy pogrzeb odbył się w Polsce, czy na Ukrainie [1][7]. Wniosek na formularzu Z-12 należy złożyć w ciągu 12 miesięcy od dnia śmierci (w placówce ZUS, przez platformę PUE ZUS / eZUS lub za pośrednictwem polskiego zakładu pogrzebowego), dołączając odpis skrócony aktu zgonu, oryginały rachunków (z tłumaczeniem przysięgłym, jeśli wystawiono je na Ukrainie) oraz dokumenty potwierdzające pokrewieństwo [1][7]. ZUS wypłaca świadczenie w terminie do 14 dni od wyjaśnienia ostatniej okoliczności [7].
   • Banki w Polsce i instytucje na Ukrainie: Przedłożenie odpisu skróconego aktu zgonu w polskim banku powoduje zamknięcie prowadzonych rachunków, realizację ewentualnej dyspozycji wkładem na wypadek śmierci oraz umożliwia wypłatę zwrotu udokumentowanych kosztów pogrzebu osobie, która je poniosła (do wysokości salda rachunku, na podstawie oryginałów faktur zgodnie z art. 55 Prawa bankowego). W sprawach świadczeń z Funduszu Emerytalnego Ukrainy (Пенсійний фонд України) lub postępowania spadkowego na Ukrainie należy posłużyć się polskim odpisem aktu zgonu wraz z tłumaczeniem przysięgłym na język ukraiński [4].

Oficjalne urzędy i zweryfikowane dane kontaktowe

Oficjalne źródła zweryfikowane przez Clarvię

1. [1]
   Zgłoś zgon - przewodnik po usłudze i zasiłku pogrzebowym — Portal Rzeczypospolitej Polskiej (gov.pl)
2. [2]
   Urząd Stanu Cywilnego m.st. Warszawy - rejestracja stanu cywilnego i zgłoszenie zgonu — Urząd m.st. Warszawy
3. [3]
   Powiatowa Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna w m.st. Warszawie - Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny — Portal Rzeczypospolitej Polskiej (gov.pl)
4. [4]
   Ambasada Ukrainy w Rzeczypospolitej Polskiej - Sprawy konsularne i kontakty — Ministerstwo Spraw Zagranicznych Ukrainy
5. [5]
   Polska Izba Branży Pogrzebowej - Kontakt i informacje o Izbie — Polska Izba Branży Pogrzebowej
6. [6]
   Polskie Stowarzyszenie Pogrzebowe - Kontakt i wykaz członków — Polskie Stowarzyszenie Pogrzebowe
7. [7]
   Zasiłek pogrzebowy (Z-12) i Centrum Kontaktu Klientów ZUS — Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS)