Co zrobić w przypadku zgonu między krajem Stany Zjednoczone a Polska: oficjalna lista w 5 krokach

1. 1

   Medyczne stwierdzenie zgonu oraz zgoda Koronera lub Lekarza Sądowego (Medical Examiner) w Stanach Zjednoczonych

   • Zgon w szpitalu, domu opieki lub hospicjum: Jeżeli śmierć bliskiej osoby nastąpiła pod opieką medyczną w amerykańskim szpitalu, placówce opiekuńczej lub hospicjum (na przykład w Chicago, Nowym Jorku, Los Angeles czy Newark), lekarz prowadzący lub uprawniony personel medyczny uzupełnia medyczną część dotyczącą przyczyny zgonu w stanowym elektronicznym systemie rejestracji zgonów (Electronic Death Registration System), co umożliwia zakładowi pogrzebowemu przejęcie pieczy nad ciałem osoby zmarłej [1].
   • Zgon nagły, bez udziału lekarza lub w wyniku wypadku poza szpitalem: Jeżeli zgon nastąpił nagle w domu lub w miejscu publicznym bez obecności lekarza, należy niezwłocznie zadzwonić pod numer alarmowy 911. Na miejsce przybywa lokalna policja oraz ratownictwo medyczne, które przekazują sprawę nagłego, wypadkowego lub niewyjaśnionego zgonu właściwemu dla hrabstwa lub miasta koronerowi (Coroner) bądź lekarzowi sądowemu (Medical Examiner, np. Cook County Medical Examiner w stanie Illinois lub NYC Office of Chief Medical Examiner w Nowym Jorku) [1]. Medical Examiner lub Coroner ustala, czy konieczne jest przeprowadzenie sekcji zwłok, poświadcza medyczną przyczynę zgonu i wydaje oficjalne zezwolenie na wydanie ciała wybranemu zakładowi pogrzebowemu [1][2].
2. 2

   Ubezpieczenie, koncesjonowane zakłady pogrzebowe w obu krajach oraz kontakt z polskim konsulatem

   • Weryfikacja ubezpieczenia podróżnego i kosztów repatriacji: Przed podpisaniem prywatnej umowy z domem pogrzebowym należy sprawdzić, czy osoba zmarła posiadała ubezpieczenie turystyczne, zdrowotne lub pracownicze obejmujące międzynarodowy transport zwłok albo prochów, ponieważ centrum alarmowe ubezpieczyciela zazwyczaj samo wyznacza oraz bezpośrednio opłaca zakłady pogrzebowe w USA i w Polsce [2].
   • Wybór domu pogrzebowego w USA oraz zakładu pogrzebowego w Polsce: W Stanach Zjednoczonych licencjonowany dyrektor zakładu pogrzebowego (licensed funeral director) odpowiada za przygotowanie ciała, zgłoszenie zgonu w lokalnym urzędzie rejestrowym oraz uzyskanie zezwolenia na przewóz i pochówek (burial-transit permit); licencjonowany zakład w danym stanie można wyszukać za pośrednictwem katalogu National Funeral Directors Association [3]. Zgodnie z federalną zasadą Funeral Rule nadzorowaną przez Federal Trade Commission, amerykańskie zakłady pogrzebowe mają obowiązek przedstawić szczegółowy cennik usług (General Price List - GPL) przed wyborem jakichkolwiek towarów lub usług [4]. W przypadku sprowadzenia ciała lub prochów do Polski amerykański dom pogrzebowy współpracuje z polskim zakładem pogrzebowym (zrzeszonym np. w Polskiej Izbie Branży Pogrzebowej lub Polskim Stowarzyszeniu Pogrzebowym), który uzyskuje pozwolenia starosty oraz inspektora sanitarnego w Polsce [2][5]. Clarvia udostępnia dane teleadresowe wyłącznie w celach orientacyjnych i nie promuje, nie rekomenduje ani nie klasyfikuje wymienionych podmiotów.
   • Kontakt z Ambasadą lub Konsulatem RP w Stanach Zjednoczonych: Zgon należy zgłosić i skoordynować formalności przewozowe z właściwym terytorialnie urzędem w ramach sieci Ambasada i Konsulaty Rzeczypospolitej Polskiej w Stanach Zjednoczonych (w Waszyngtonie, Chicago, Nowym Jorku, Los Angeles lub Houston) [2][6]. Konsul RP wydaje obowiązkowe zaświadczenie na przewóz zwłok lub szczątków (prochów) do Polski oraz przyjmuje wnioski o transkrypcję amerykańskiego aktu zgonu do polskiego rejestru stanu cywilnego [2][6].
3. 3

   Rejestracja zgonu w USA (Vital Records), klauzula Apostille i transkrypcja w polskim Urzędzie Stanu Cywilnego

   • Uzyskanie urzędowych odpisów amerykańskiego aktu zgonu (Death Certificate): Wyznaczony amerykański zakład pogrzebowy rejestruje zgon w urzędzie statystyki/aktów stanu cywilnego hrabstwa lub stanu (Vital Records / Office of Vital Statistics), którego właściwość można również sprawdzić w wykazie prowadzonym przez National Center for Health Statistics [1]. Warto zamówić kilka uwierzytelnionych odpisów zupełnych amerykańskiego aktu zgonu (certified long-form Death Certificate z podaniem przyczyny śmierci), gdyż zarówno instytucje amerykańskie, jak i polskie urzędy wymagają oryginalnych odpisów [1][2].
   • Klauzula Apostille i tłumaczenie przysięgłe na język polski: Zarówno Stany Zjednoczone, jak i Polska są stronami Konwencji haskiej z 1961 r. znoszącej wymóg legalizacji dokumentów (wielojęzyczne odpisy skrócone na formularzu C według Konwencji wiedeńskiej CIEC nie są wydawane przez stany USA, natomiast polski USC może wydać odpis na formularzu C po dokonaniu transkrypcji) [6][7]. Aby posłużyć się amerykańskim aktem zgonu w Polsce, należy uzyskać klauzulę Apostille w biurze Sekretarza Stanu (Secretary of State) stanu, w którym wystawiono dokument, a następnie zlecić jego przekład na język polski tłumaczowi przysięgłemu wpisanemu na listę Ministra Sprawiedliwości RP lub poświadczyć tłumaczenie u konsula RP [6].
   • Transkrypcja (umiejscowienie) aktu zgonu w polskim Urzędzie Stanu Cywilnego: W celu przeprowadzenia postępowania spadkowego, majątkowego lub emerytalno-rentowego w Polsce amerykański akt zgonu opatrzony klauzulą Apostille wraz z tłumaczeniem przysięgłym podlega obowiązkowej transkrypcji (transkrypcja zagranicznego aktu zgonu) w polskim rejestrze stanu cywilnego, który prowadzi Urząd Stanu Cywilnego (USC) [6][8]. Wniosek o transkrypcję można złożyć za pośrednictwem Konsulatu RP w Stanach Zjednoczonych albo bezpośrednio (osobiście lub przez pełnomocnika) w dowolnie wybranym Urzędzie Stanu Cywilnego w Polsce [6][8]. Warto pamiętać, że o ile zgon nastąpiły na terytorium Polski zgłasza się w USC w terminie 3 dni od wystawienia karty zgonu (lub 24 godzin przy chorobie zakaźnej), o tyle w przypadku zgonu w USA dokonuje się transkrypcji wydanego tam aktu (przy czym konsul RP może wydać zaświadczenie na przewóz zwłok lub prochów jeszcze przed zakończeniem transkrypcji) [2][6][8].
4. 4

   Międzynarodowy przewóz zwłok lub prochów do Polski a pochówek lub kremacja w Stanach Zjednoczonych

   • Sprowadzenie zwłok (w trumnie) lub spopielonych szczątków (urny z prochami) z USA do Polski: Aby przewieźć zwłoki lub prochy do Polski, rodzina lub upoważniony polski zakład pogrzebowy uzyskuje w pierwszej kolejności pozwolenie na sprowadzenie zwłok lub szczątków od starosty lub prezydenta miasta na prawach powiatu właściwego dla planowanego miejsca pochówku w Polsce, wydawane po porozumieniu z właściwym Państwowym Powiatowym Inspektorem Sanitarnym (Sanepid) [2][5]. Następnie amerykański dom pogrzebowy lub rodzina przedkłada to pozwolenie w Konsulacie RP w USA wraz z odpisem amerykańskiego aktu zgonu, zaświadczeniem medycznym/sanitarnym o wykluczeniu choroby zakaźnej, stanowym zezwoleniem na przewóz (burial-transit permit) oraz poświadczonym notarialnie oświadczeniem domu pogrzebowego o zabalsamowaniu ciała i zamknięciu w szczelnej trumnie z wkładem metalowym (lub o umieszczeniu prochów w szczelnej urnie wraz ze świadectwem kremacji), na podstawie czego konsul wydaje zaświadczenie konsula RP na przewóz zwłok lub prochów [2]. Transport międzynarodowy musi również spełniać wymogi szczelności określone przez Centers for Disease Control and Prevention (42 CFR 71.55) oraz przepisy odprawy cargo lotniczego U.S. Customs and Border Protection [9].
   • Pochówek lub kremacja lokalna w Stanach Zjednoczonych: W razie wyboru pochówku lub kremacji na miejscu w Stanach Zjednoczonych licencjonowany amerykański dom pogrzebowy realizuje usługę na podstawie stanowego zezwolenia burial-transit permit oraz zgody lekarza sądowego/koronera (wymaganej przed kremacją), a rodzina nadal przeprowadza transkrypcję aktu zgonu w Polsce za pośrednictwem Konsulatu RP [1][6].
5. 5

   Świadczenia pośmiertne, podatki oraz postępowanie spadkowe w Polsce i w Stanach Zjednoczonych

   • Świadczenia w Polsce (ZUS / KRUS), sprawy spadkowe i zgłoszenie podatkowe SD-Z2: Jeżeli osoba zmarła podlegała ubezpieczeniom społecznym w Polsce lub członek rodziny pokrył koszty pogrzebu osoby ubezpieczonej bądź pobierającej świadczenie z polskiego systemu, w terminie 12 miesięcy od dnia śmierci należy złożyć wniosek Z-12 o zasiłek pogrzebowy oraz wniosek o ewentualną rentę rodzinną, które rozpatruje Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS, lub odpowiednio KRUS w przypadku ubezpieczenia rolniczego) [10]. W celu uregulowania praw do majątku lub nieruchomości w Polsce spadkobiercy mogą uzyskać notarialny Akt Poświadczenia Dziedziczenia wpisywany do Rejestru Spadkowego prowadzonego przez Krajowa Rada Notarialna albo złożyć wniosek do polskiego sądu rejonowego o stwierdzenie nabycia spadku, pamiętając o terminie 6 miesięcy od dnia dowiedzenia się o tytule powołania do spadku na złożenie oświadczenia o przyjęciu spadku z dobrodziejstwem inwentarza lub o jego odrzuceniu [11]. Najbliższa rodzina (tzw. zerowa grupa podatkowa) ma 6 miesięcy od dnia zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia lub uprawomocnienia się postanowienia sądu na złożenie formularza SD-Z2 do właściwego urzędu skarbowego (dostępnego poprzez Portal Podatkowy Ministerstwa Finansów), aby skorzystać z całkowitego zwolnienia z podatku od spadków i darowizn [12].
   • Świadczenia w Stanach Zjednoczonych (SSA, VA), rozliczenie IRS i sąd spadkowy (Probate Court): Zgon należy zgłosić do Social Security Administration (pod numerem 1-800-772-1213 w USA albo za pośrednictwem Federalnego Biura Świadczeń - Federal Benefits Unit przy Ambasadzie USA w Warszawie lub wydziałów emerytur i rent zagranicznych ZUS na mocy polsko-amerykańskiej umowy o zabezpieczeniu społecznym), aby wstrzymać bieżące wypłaty i złożyć wniosek o rentę rodzinną (survivor benefits) lub jednorazowe świadczenie pośmiertne [13]. Jeśli zmarły służył w siłach zbrojnych USA, należy skontaktować się z Departamentem Spraw Weteranów (Department of Veterans Affairs, tel. 1-800-827-1000) w sprawie świadczeń pogrzebowych [13]. Wykonawca testamentu lub zarządca masy spadkowej składa także końcowe federalne zeznanie podatkowe (Form 1040) w urzędzie skarbowym USA (Internal Revenue Service - IRS) oraz przeprowadza postępowanie spadkowe przed stanowym sądem spadkowym (Probate Court lub Surrogate's Court) właściwym dla miejsca zamieszkania lub położenia majątku w USA [1][13].

Oficjalne urzędy i zweryfikowane dane kontaktowe

Oficjalne źródła zweryfikowane przez Clarvię

1. [1]
   Gdzie wystąpić o akta stanu cywilnego w USA - stanowe akty zgonu (Where to Write for Vital Records) — U.S. Centers for Disease Control and Prevention (CDC / NCHS)
2. [2]
   Zaświadczenie konsula na sprowadzenie zwłok lub prochów (szczątków) do kraju z USA — Ministry of Foreign Affairs of Poland (Gov.pl - Poland in the US)
3. [3]
   Wyszukiwarka licencjonowanych domów pogrzebowych w USA (NFDA Directory) — National Funeral Directors Association (NFDA)
4. [4]
   Federalna zasada dotycząca usług pogrzebowych (The FTC Funeral Rule) — Federal Trade Commission
5. [5]
   Pozwolenie na przewóz zwłok lub szczątków ludzkich przez granicę RP (starosta i Sanepid) — Biznes.gov.pl
6. [6]
   Transkrypcja zagranicznego (amerykańskiego) aktu zgonu w Polsce — Ministry of Foreign Affairs of Poland (Gov.pl - Poland in the US)
7. [7]
   Uzyskaj odpis aktu stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa, zgonu) — Portal Gov.pl
8. [8]
   Zgłoś zgon w Urzędzie Stanu Cywilnego — Portal Gov.pl
9. [9]
   42 CFR 71.55 - Normy zabezpieczenia i międzynarodowego transportu zwłok ludzkich (CDC) — Electronic Code of Federal Regulations (eCFR) / CDC
10. [10]
    Zasiłek pogrzebowy i świadczenia międzynarodowe (Zakład Ubezpieczeń Społecznych) — Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS)
11. [11]
    Rejestry Notarialne - Rejestr Spadkowy (Krajowa Rada Notarialna) — Krajowa Rada Notarialna
12. [12]
    Zgłoś otrzymanie majątku ze spadku lub darowizny - formularz podatkowy SD-Z2 — Portal Gov.pl / Ministry of Finance of Poland
13. [13]
    Świadczenia rodzinne z amerykańskiego ubezpieczenia społecznego (Social Security Survivors Benefits) — U.S. Social Security Administration