Що робити у разі смерті громадянина Польщі чи резидента між країнами Україна та Польща: офіційний чек-лист у 5 кроків

1. 1

   Медичне засвідчення смерті та судово-медичний дозвіл в Україні

   Першим обов'язковим етапом в Україні є офіційна констатація смерті та отримання медичного документа, який є підставою для державної реєстрації смерті [1].

   • Смерть у закладі охорони здоров'я: Лікар медичного закладу, де перебувала померла особа, оформлює лікарське свідоцтво про смерть (або фельдшерську довідку про смерть) за відсутності ознак насильницької смерті [1].
   • Смерть вдома, у готелі або в громадському місці: Необхідно негайно викликати бригаду екстреної медичної допомоги за номером 103 та підрозділ Національної поліції України за номером 102 [1]. Поліція проводить огляд місця події; у разі раптової смерті, підозри на насильницьку смерть або смерті за нез'ясованих обставин тіло направляється до бюро судово-медичної експертизи (наприклад, у Києві, Львові чи Одесі). У такому випадку видача тіла, кремація або репатріація можливі лише після проведення експертизи та отримання дозволу слідчого або прокурора [1].
2. 2

   Перевірка страхування, ритуальні служби в Україні та Польщі, а також консульська допомога

   Перш ніж самостійно замовляти платні послуги з міжнародного перевезення, перевірте, чи мала померла особа поліс туристичного страхування або страхування на випадок репатріації [2]. Якщо такий поліс є чинним, сервісна служба страхової компанії зазвичай сама призначає спеціалізовану похоронну компанію та покриває витрати [2].

   • Координація ритуальних служб в Україні та Польщі: За відсутності страхового покриття родина може залучити ліцензовану похоронну компанію або комунальну ритуальну службу в Україні у взаємодії з польським похоронним бюро (zakład pogrzebowy), зокрема з числа учасників профільної галузевої організації Polska Izba Branży Pogrzebowej або Polskie Stowarzyszenie Pogrzebowe [2][3]. Clarvia наводить приклади з відкритих джерел виключно для орієнтації та не рекомендує, не схвалює і не ранжує жодних надавачів послуг.
   • Консульський супровід Польщі в Україні: Повідомте про смерть до дипломатичного представництва (Посольство Республіки Польща в Києві, консульський відділ: телефон +38 044 284 00 35, електронна пошта [email protected]) або до відповідного Генерального консульства Республіки Польща (у Львові, Луцьку, Вінниці чи Одесі) [2]. Польський консул роз'яснює перелік документів, анулює польський паспорт померлої особи та видає консульське свідоцтво на перевезення тіла або праху до Польщі, проте консульство не оплачує ритуальні витрати [2].
3. 3

   Державна реєстрація смерті в Україні та визнання акта в Польщі

   Заяву про державну реєстрацію смерті в Україні необхідно подати не пізніше 3 днів з дня настання смерті або виявлення тіла (або не пізніше 5 днів у разі неможливості негайного отримання медичного документа) [1].

   • Реєстрація у ДРАЦС та отримання свідоцтва в Україні: В умовах воєнного стану діє принцип екстериторіальності: звернутися можна до будь-якого відділу державної реєстрації актів цивільного стану (ДРАЦС у системі відомства Міністерство юстиції України) або через Центр надання адміністративних послуг (ЦНАП), керуючись інструкціями, які містить державний сервіс Портал Дія [1][4]. Заявнику безоплатно видається українське свідоцтво про смерть державного зразка та витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про смерть [1][4]. Також питання консульського обліку та легалізації документів координує Департамент консульської служби відомства Міністерство закордонних справ України [5].
   • Транскрипція та реєстрація в Польщі (Urząd Stanu Cywilnego): Для офіційного визнання та внесення запису про смерть до польського реєстру стану цивільного подається заява про транскрипцію (transkrypcja zagranicznego aktu zgonu) до будь-якого обраного органу РАЦС у Польщі (Urząd Stanu Cywilnego - USC, наприклад у Варшаві чи Кракові) або через консула Республіки Польща, згідно з правилами урядового порталу Serwis Rzeczypospolitej Polskiej (gov.pl) [6]. До оригіналу українського свідоцтва про смерть додається присяжний переклад польською мовою (tłumacz przysięgły) або переклад, засвідчений консулом (між Україною та Польщею діє двосторонній договір про правову допомогу, що звільняє офіційні документи від апостиля, хоча на практиці органи також приймають документи з апостилем) [6]. Якщо б смерть настала безпосередньо в Польщі, реєстрація в USC здійснюється протягом 3 днів від видачі картки смерті (karta zgonu) або 24 годин при інфекційному захворюванні з можливістю отримання багатомовного витягу на формулярі C Віденської конвенції [6].
4. 4

   Вибір між репатріацією тіла чи праху до Польщі та місцевим похованням або кремацією в Україні

   Родина приймає рішення щодо міжнародного перевезення тіла чи урни з прахом до Польщі або проведення поховання чи кремації на території України [2][3].

   • Репатріація тіла або праху з України до Польщі: Для ввезення тіла або останків до Польщі необхідно спочатку отримати дозвіл старости або президента міста (pozwolenie starosty lub prezydenta miasta) за запланованим місцем поховання в Польщі (після погодження з повітовим санітарним інспектором Sanepid / Державна санітарна інспекція Польщі) [2][3]. На підставі цього дозволу, українського свідоцтва про смерть, лікарського свідоцтва про смерть, довідки української санітарно-епідеміологічної служби (Держпродспоживслужба) про відсутність інфекційних хвороб та дозволу місцевих органів на вивезення, установа Посольство Республіки Польща в Києві (або відповідне консульство) видає консульське свідоцтво на ввезення тіла чи праху (zaświadczenie konsula RP na przewóz zwłok lub prochów, консульський збір становить 70 євро) [2]. Тіло перевозиться у герметично запаяній оцинкованій труні, а у разі кремації в Україні (наприклад, у Київському, Харківському чи Одеському крематорії) - у щільно закритій урні з прахом разом із довідкою про кремацію [2][3].
   • Місцеве поховання або кремація в Україні: Якщо поховання або кремація відбувається в Україні, оформлення місця на кладовищі чи послуг крематорію здійснюється через місцеву ритуальну службу на підставі державного свідоцтва про смерть [1][5].
5. 5

   Пенсійні виплати, допомога на поховання, податки та спадщина в Польщі й Україні

   Після завершення похоронних процедур необхідно врегулювати фінансові, пенсійні та спадкові питання в обох державах.

   • Процедури в Польщі:
     • Допомога на поховання та сімейна пенсія (ZUS / KRUS): Якщо померла особа була застрахована або отримувала пенсію в Польщі, заяву на одноразову допомогу на поховання (zasiłek pogrzebowy, форма Z-12, яка подається протягом 12 місяців з дня смерті) та на сімейну пенсію у зв'язку з втратою годувальника (renta rodzinna, форма ERR) слід подати до установи соціального страхування Польщі Zakład Ubezpieczeń Społecznych (або до KRUS для аграріїв) з оригіналами рахунків за поховання та свідоцтвом про смерть [7][8].
     • Спадщина та податкова звітність у Польщі: Спадкоємці в Польщі мають 6 місяців з моменту, коли дізналися про відкриття спадщини, щоб подати заяву про прийняття спадщини (прямо чи з обмеженням відповідальності за боргами - z dobrodziejstwem inwentarza) або про відмову від неї [9]. Оформлення прав на спадщину відбувається через нотаріальний акт посвідчення спадкування (Akt Poświadczenia Dziedziczenia), який реєструє орган нотаріального самоврядування Krajowa Rada Notarialna у публічному реєстрі Rejestr Spadkowy, або через судове рішення (sądowe stwierdzenie nabycia spadku) [9]. Найближчі родичі («нульова податкова група») звільняються від податку на спадщину за умови подання форми SD-Z2 до податкової інспекції (Urząd Skarbowy) протягом 6 місяців з дня реєстрації акта посвідчення спадкування або набрання чинності рішенням суду через податковий сервіс Ministerstwo Finansów (podatki.gov.pl) [10].
   • Процедури в Україні:
     • Виплати через Пенсійний фонд України: Якщо померла особа отримувала українську пенсію або працювала в Україні, зверніться до будь-якого сервісного центру установи Пенсійний фонд України (з паспортом, РНОКПП, свідоцтвом про смерть, витягом з ДРАЦС та реквізитами IBAN) для отримання допомоги на поховання і оформлення пенсії у зв'язку з втратою годувальника [11][12].
     • Спадкова справа в Україні: Якщо в Україні залишилося майно чи банківські рахунки, спадкоємцям необхідно протягом 6 місяців з дня смерті подати заяву про прийняття спадщини державному або приватному нотаріусу в Україні для відкриття спадкової справи у Спадковому реєстрі; перевірити відомості про відкриті справи допомагає професійна організація Нотаріальна палата України [4][13].

Офіційні органи та перевірені контакти

Офіційні джерела, перевірені Clarvia

1. [1]
   Державна реєстрація смерті: строки, необхідні документи та органи ДРАЦС — Гід з державних послуг (Портал Дія)
2. [2]
   Консульське свідоцтво на перевезення тіла або праху з України до Польщі — Serwis Rzeczypospolitej Polskiej - Polska w Ukrainie (gov.pl)
3. [3]
   Санітарні вимоги до транспортування тіла та останків померлих осіб — Państwowa Inspekcja Sanitarna (gov.pl)
4. [4]
   Порядок отримання витягу з Державного реєстру актів цивільного стану про смерть — Центральне міжрегіональне управління Міністерства юстиції України
5. [5]
   Реєстрація смерті та консульський супровід — Міністерство закордонних справ України
6. [6]
   Реєстрація іноземного свідоцтва про смерть (транскрипція в Urząd Stanu Cywilnego) — Serwis Rzeczypospolitej Polskiej (gov.pl)
7. [7]
   Отримання допомоги на поховання в Польщі (Zasiłek pogrzebowy ZUS / KRUS) — Serwis Rzeczypospolitej Polskiej (gov.pl)
8. [8]
   Сімейна пенсія в Польщі (Renta rodzinna): умови призначення — Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (gov.pl)
9. [9]
   Спадковий реєстр Польщі (Rejestr Spadkowy): пошук актів посвідчення спадкування — Krajowa Rada Notarialna (rejestry-notarialne.pl)
10. [10]
    Подання податкової декларації SD-Z2 про набуття майна у спадок у Польщі — Ministerstwo Finansów (gov.pl)
11. [11]
    Виплата допомоги на поховання пенсіонера — Гід з державних послуг (Портал Дія / ПФУ)
12. [12]
    Особливості оформлення пенсії у разі втрати годувальника — Безоплатна правнича допомога (legalaid.gov.ua)
13. [13]
    Інформаційні ресурси щодо відкритих спадкових справ — Нотаріальна палата України