Qué hacer cuando fallece un familiar en Colombia: lista oficial en 5 pasos

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   Obtención del Certificado Médico de Defunción (RUAF-ND) o necropsia médico-legal

   Todo trámite registral y sanitario en Colombia exige contar primero con el Certificado de Defunción Antecedente para el Registro Civil, expedido a través del módulo de Nacimientos y Defunciones del Registro Único de Afiliados (RUAF-ND del Ministerio de Salud y Protección Social y el DANE) [1][3]:

   • Fallecimiento por causas naturales en clínica, hospital o bajo atención domiciliaria: Cuando la persona fallecida muere bajo cuidado médico en una institución prestadora de servicios de salud (IPS, por ejemplo en Bogotá, Medellín, Cali, Barranquilla o Bucaramanga) o bajo atención domiciliaria con historia clínica activa, el médico tratante verifica el óbito y expide sin costo el Certificado de Defunción Antecedente (RUAF-ND) [1][3]. Entregue la cédula de ciudadanía, cédula de extranjería o pasaporte de la persona fallecida para que los datos coincidan exactamente con la registraduría [1].
   • Fallecimiento súbito, en domicilio sin asistencia médica, en vía pública o por causa violenta o por establecer: Se debe llamar de inmediato a la línea única de emergencias 123 para la intervención de la Policía Nacional y de los actos urgentes de policía judicial del Cuerpo Técnico de Investigación (CTI) de la Fiscalía General de la Nación [2]. En estos casos, el cuerpo es trasladado a la sede regional del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses para practicar la necropsia médico-legal obligatoria [2]. Una vez confirmada la identidad plena y expedida la orden de entrega por el fiscal competente, el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses emite el certificado de defunción antecedente y autoriza el retiro del cuerpo por la funeraria designada [2].
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   Inscripción en el Registro Civil de Defunción dentro del plazo legal de 2 días hábiles

   Conforme al Decreto Ley 1260 de 1970, todo fallecimiento ocurrido en Colombia debe inscribirse dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al momento en que se tuvo noticia del hecho [1]:

   • Oficina competente (Registraduría o Notaría): La inscripción del fallecimiento se realiza ante cualquier oficina de la Registraduría Nacional del Estado Civil o ante una Notaría del municipio o distrito donde ocurrió el deceso (consultas institucionales sobre actualización de registros y cancelación de cédulas a través del correo [email protected]) [1]. Para el registro se presenta el Certificado Médico o Forense de Defunción original y el documento de identidad de la persona fallecida [1].
   • Inscripción extemporánea y copias auténticas del Registro Civil de Defunción: Si transcurren más de dos (2) días hábiles sin haberse realizado la inscripción, la ley exige una orden escrita del inspector de policía (o autoridad judicial/médico-legal competente) para autorizar el registro extemporáneo [1]. Una vez sentado el folio con su indicativo serial, solicite varias copias auténticas del Registro Civil de Defunción, indispensables para trámites bancarios, pensionales y sucesorales, mientras la Registraduría Nacional del Estado Civil procede a cancelar por muerte la cédula de ciudadanía en el Archivo Nacional de Identificación (ANI) [1].
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   Contratación de funeraria habilitada, licencias sanitarias y traslado internacional o Apostilla

   La familia debe designar una empresa funeraria legalmente habilitada en Colombia para retirar el cuerpo, preparar la disposición final y tramitar las licencias sanitarias [3][4]:

   • Licencia sanitaria de inhumación o cremación: Antes de contratar servicios particulares, verifique si la persona fallecida contaba con un plan exequial previsor, póliza de seguro de vida o seguro de viaje. La funeraria autorizada tramita ante la autoridad sanitaria municipal o distrital (como la Secretaría Distrital de Salud de Bogotá a través de su plataforma digital Agilínea, o la secretaría de salud del municipio correspondiente) la Licencia de Inhumación o Cremación, adjuntando el Certificado de Defunción RUAF-ND y, en caso de cremación, la manifestación escrita de voluntad o autorización de los familiares legitimados (además del permiso expreso del fiscal cuando medió investigación penal o muerte violenta) [2][3].
   • Repatriación internacional y Apostilla electrónica de La Haya: Si la persona fallecida era ciudadana extranjera, si la familia decide trasladar el cuerpo embalsamado en féretro hermético o las cenizas cremadas al exterior, o si el Registro Civil de Defunción colombiano debe surtir efectos jurídicos en otro país, gestione la Apostilla de La Haya en línea (disponible las 24 horas en formato PDF con código de verificación) a través del portal oficial del Ministerio de Relaciones Exteriores (Cancillería de Colombia) [4]. Para la salida internacional de un cadáver o de restos humanos, la funeraria gestiona asimismo el permiso sanitario de traslado internacional, el certificado de tanatopraxia y la documentación consular del país de destino [3][4].
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   Notificación a fondos de pensiones (Colpensiones / AFP), EPS, bancos y aseguradoras

   Con el Registro Civil de Defunción expedido, notifique a las entidades del Sistema de Seguridad Social Integral y del sector financiero en Colombia [1][5]:

   • Auxilio funerario y pensión de sobrevivientes ante Colpensiones o fondos privados (AFP): La persona que demuestre haber sufragado los gastos de entierro o cremación de un afiliado o pensionado (presentando las facturas originales canceladas y el Registro Civil de Defunción) tiene derecho a reclamar el Auxilio Funerario previsto en la Ley 100 de 1993 (equivalente al último salario base de cotización o mesada pensional, entre 5 y 10 salarios mínimos mensuales legales vigentes) ante Colpensiones (Régimen de Prima Media) o ante la Administradora de Fondos de Pensiones privada (Porvenir, Protección, Colfondos o Skandia) [5]. Asimismo, el cónyuge o compañero(a) permanente supérstite, los hijos menores, hijos estudiantes hasta los 25 años o hijos con invalidez pueden solicitar la Pensión de Sobrevivientes o la sustitución pensional (o la indemnización sustitutiva / devolución de saldos si no se reunieron las semanas mínimas) [5].
   • EPS, bancos, seguros de vida y DIAN: Reporte el fallecimiento a la Entidad Promotora de Salud (EPS) y a los bancos colombianos donde su familiar poseía cuentas de ahorro, cuentas corrientes, CDT o créditos (solicite además la activación de los seguros de vida grupo deudores que amparan saldos de créditos hipotecarios o de consumo). En Colombia existe un límite legal para la entrega directa de saldos bancarios de baja cuantía sin juicio de sucesión (beneficio de entrega directa de depósitos hasta el tope fijado anualmente por la Superintendencia Financiera), superado el cual los fondos se entregan mediante escritura notarial o sentencia de sucesión.
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   Tramitación de la herencia o sucesión ante Notaría o Juzgado y obligaciones tributarias

   La liquidación de la sociedad conyugal o patrimonial y de la herencia en Colombia puede tramitarse por vía notarial o judicial según exista acuerdo entre los interesados [1][4]:

   • Sucesión notarial de mutuo acuerdo (Decreto 902 de 1988) frente a sucesión judicial: Si todos los herederos, legatarios y el cónyuge o compañero(a) supérstite son plenamente capaces y están de acuerdo, la sucesión se tramita de forma ágil mediante escritura pública ante una Notaría colombiana (con intervención obligatoria de abogado titulado cuando el activo líquido herencial supere los 15 salarios mínimos mensuales legales vigentes). Si existe desacuerdo entre los herederos o controversia sobre el testamento o los bienes, debe promoverse el proceso de sucesión ante el Juzgado de Familia o Civil del último domicilio del causante en Colombia.
   • Obligaciones ante la DIAN (RUT de sucesión ilíquida) y coordinación internacional: Los representantes o herederos deben actualizar el Registro Único Tributario (RUT) de la persona fallecida ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) como sucesión ilíquida, presentar las declaraciones del impuesto sobre la renta por la fracción del año y obtener el paz y salvo fiscal requerido por la notaría o el juzgado antes de protocolizar la partición (aplicando el impuesto de ganancia ocasional sobre herencias cuando supere las exenciones del Estatuto Tributario). Si algún heredero reside fuera de Colombia, puede otorgar poder especial a un abogado en Colombia ante el consulado colombiano más cercano o ante notario extranjero legalizado con la Apostilla de La Haya a través de los canales validados por el Ministerio de Relaciones Exteriores [4].

Autoridades oficiales y contactos verificados

Fuentes oficiales verificadas por Clarvia

1. [1]
   Registro Civil de Defunción - Requisitos e Inscripción — Registraduría Nacional del Estado Civil
2. [2]
   Atención al Ciudadano, Identificación Forense y Entrega de Cuerpos — Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses
3. [3]
   Licencias de Inhumación, Cremación y Traslado de Cadáveres — Secretaría Distrital de Salud de Bogotá
4. [4]
   Apostilla y Legalización en Línea — Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia (Cancillería)
5. [5]
   Auxilio Funerario y Prestaciones por Fallecimiento — Colpensiones