Co zrobić w przypadku zgonu między krajem Wielka Brytania a Polska: oficjalna lista w 5 krokach

1. 1

   Medyczne stwierdzenie zgonu oraz zgoda koronera lub prokuratora (Procurator Fiscal) w Wielkiej Brytanii

   • Zgony spodziewane lub w szpitalu: W Anglii i Walii lekarz prowadzący wystawia medyczne zaświadczenie o przyczynie zgonu (Medical Certificate of Cause of Death - MCCD), które jest weryfikowane i kontrasygnowane przez niezależnego lekarza sądowo-medycznego (Medical Examiner), a następnie przesyłane elektronicznie do właściwego urzędu stanu cywilnego (Register Office) [1]. W Szkocji lekarz wystawia zaświadczenie Medical Certificate of Cause of Death na formularzu Form 11, które może zostać skierowane do weryfikacji przez służbę Healthcare Improvement Scotland Death Certification Review Service (DCRS) przed sfinalizowaniem formalności pogrzebowych lub repatriacyjnych [1].
   • Zgony nagłe, niewyjaśnione lub w wyniku wypadku: Jeżeli zgon nastąpił niespodziewanie w domu lub w miejscu publicznym, należy wezwać służby ratunkowe pod numerem 999 (lub zadzwonić pod numer 111, jeśli zgon w domu był spodziewany). Niewyjaśnione, nagłe lub nienaturalne zgony są zgłaszane właściwemu koronerowi (Coroner) w Anglii, Walii i Irlandii Północnej (np. Inner West London Coroner's Court) albo prokuratorowi (Procurator Fiscal w ramach Crown Office and Procurator Fiscal Service) w Szkocji [1][2]. W przypadku postępowania prowadzonego przez koronera lub Procurator Fiscal rejestracja cywilna oraz zgoda na wywóz ciała z kraju są wstrzymane do czasu zakończenia badań sekcyjnych i wydania przez koronera stosownych dokumentów zwalniających (takich jak tymczasowe zaświadczenie o fakcie zgonu - interim certificate of the fact of death lub nakaz pochówku/kremacji) [1][2].
2. 2

   Weryfikacja ubezpieczenia, zakłady pogrzebowe w obu krajach oraz kontakt z polskim konsulatem

   • W pierwszej kolejności sprawdź polisę ubezpieczeniową: Przed podpisaniem indywidualnej umowy z zakładem pogrzebowym lub firmą transportową sprawdź, czy osoba zmarła posiadała ubezpieczenie podróżne, medyczne (assistance) lub pracownicze obejmujące koszty transportu zwłok do kraju. Jeżeli polisa obowiązuje, centrum alarmowe ubezpieczyciela zazwyczaj samo wyznacza zakłady pogrzebowe i bezpośrednio pokrywa koszty repatriacji.
   • Wyznaczenie zakładu pogrzebowego w Wielkiej Brytanii i w Polsce: Jeżeli przewóz nie jest organizowany przez ubezpieczyciela, można zlecić obsługę licencjonowanemu brytyjskiemu zakładowi pogrzebowemu doświadczonemu w międzynarodowej repatriacji, zrzeszonemu w National Association of Funeral Directors [3] lub National Society of Allied and Independent Funeral Directors [4], we współpracy z przyjmującym zakładem pogrzebowym w Polsce (np. zrzeszonym w organizacji branżowej takiej jak Polska Izba Branży Pogrzebowej lub Polskie Stowarzyszenie Pogrzebowe). Powyższe organizacje i katalogi zostały wskazane wyłącznie orientacyjnie na podstawie źródeł publicznych; Clarvia nie rekomenduje, nie promuje ani nie klasyfikuje poszczególnych usługodawców.
   • Powiadomienie polskiego konsulatu i rola konsula RP: Skontaktuj się z właściwym terytorialnie polskim urzędem konsularnym w Wielkiej Brytanii, którym jest Ambasada Rzeczypospolitej Polskiej w Londynie (Wydział Konsularny i Polonii, e-mail [email protected]) albo Konsulaty Generalne RP w Manchesterze ([email protected]), Edynburgu ([email protected]) lub Belfaście ([email protected]) [5]. Urząd konsularny nie pokrywa kosztów ani nie organizuje komercyjnego transportu, lecz wydaje obowiązkowe zaświadczenie konsula RP zezwalające na przewóz zwłok lub szczątków (prochów) przez granicę Rzeczypospolitej Polskiej [5].
3. 3

   Rejestracja zgonu w Wielkiej Brytanii oraz uznanie dokumentów w Polsce

   • Brytyjska rejestracja cywilna zgonu: Gdy Medical Examiner lub koroner potwierdzi możliwość rejestracji, zgon należy zgłosić w lokalnym urzędzie rejestracyjnym (Register Office) właściwym dla miejsca zgonu (np. Westminster Register Office w Londynie lub Manchester Register Office) w terminie 5 dni w Anglii, Walii i Irlandii Północnej albo 8 dni w Szkocji [1]. Urzędnik wydaje zaświadczenie do celów pochówku lub kremacji (Certificate for Burial or Cremation, tzw. green form do pochówku lokalnego) oraz urzędowe odpisy brytyjskiego aktu zgonu (certified copies of the UK Death Certificate), które warto wykupić w kilku egzemplarzach dla banków, ubezpieczycieli oraz polskich urzędów [1][2].
   • Legalizacja (Apostille) i transkrypcja aktu zgonu w Polsce: Do celów urzędowych w Polsce brytyjskie dokumenty stanu cywilnego wymagają opatrzenia klauzulą Apostille wydawaną przez Foreign, Commonwealth & Development Office Legalisation Office [6] oraz tłumaczenia przysięgłego na język polski [5]. Podczas gdy zgon, który nastąpił na terytorium Polski, zgłasza się we właściwym urzędzie (jakim jest Urząd Stanu Cywilnego - USC) w terminie 3 dni od wystawienia karty zgonu (lub 24 godzin w przypadku choroby zakaźnej), zgon mający miejsce w Wielkiej Brytanii rejestruje się najpierw w brytyjskim Register Office, a następnie przeprowadza się jego transkrypcję (transkrypcja zagranicznego aktu zgonu) w wybranym USC w Polsce (np. Urząd Stanu Cywilnego m.st. Warszawy) lub za pośrednictwem polskiego konsula, uzyskując polski odpis aktu zgonu oraz - w razie potrzeby do spraw transgranicznych w UE - wielojęzyczny odpis skrócony na formularzu C (Konwencja Wiedeńska) [5][7]. Co istotne, wcześniejsza transkrypcja w polskim USC nie jest wymagana do samego wydania przez konsula RP zaświadczenia na przewóz zwłok lub prochów do Polski [5].
4. 4

   Sprowadzenie zwłok lub prochów do Polski a pochówek lub kremacja w Wielkiej Brytanii

   • Wariant A - Sprowadzenie zwłok lub szczątków (prochów) do Polski:
     • Brytyjskie zezwolenia wywozowe: Wybrany brytyjski zakład pogrzebowy uzyskuje zezwolenie koronera na wywóz poza Anglię i Walię (Coroner's Out-of-England Order na formularzu Form 104, względnie odpowiednie zezwolenie w Irlandii Północnej lub zgodę służby Healthcare Improvement Scotland DCRS w Szkocji), zaświadczenie o zabalsamowaniu ciała (embalming certificate), zaświadczenie lekarskie wykluczające chorobę zakaźną (freedom from communicable disease) oraz oświadczenie zakładu pogrzebowego potwierdzające, że trumna (z hermetycznie zalutowanym wkładem metalowym/cynkowym) lub urna z prochami została zapieczętowana zgodnie z międzynarodowymi wymogami transportowymi [5].
     • Polskie pozwolenie starosty/prezydenta miasta oraz zaświadczenie konsula RP: Zanim polski konsul wyda zaświadczenie, uprawniony członek rodziny lub upoważniony polski zakład pogrzebowy musi uzyskać pozwolenie na sprowadzenie zwłok lub szczątków wydawane przez właściwego starostę lub prezydenta miasta na prawach powiatu (np. Prezydent m.st. Warszawy lub Prezydent Miasta Krakowa) ze względu na planowane miejsce pochówku w Polsce; pozwolenie to jest wydawane w terminie 3 dni po porozumieniu z właściwym Państwowym Powiatowym Inspektorem Sanitarnym (Sanepid) [5]. Po przedłożeniu w urzędzie, jakim jest Ambasada Rzeczypospolitej Polskiej w Londynie (lub właściwy Konsulat Generalny RP), pozwolenia starosty/prezydenta miasta, brytyjskiego aktu zgonu lub zaświadczenia koronera oraz zaświadczeń zakładu pogrzebowego, konsul wydaje zaświadczenie konsula RP na przewóz zwłok lub prochów [5].
   • Wariant B - Pochówek lub kremacja na miejscu w Wielkiej Brytanii:
     • Jeżeli pochówek lub kremacja odbywa się w Wielkiej Brytanii, brytyjski zakład pogrzebowy rezerwuje cmentarz lub krematorium na podstawie formularza green form z Register Office (lub nakazu koronera Coroner's Order for Burial or Cremation Form 6) [1][2]. Nawet jeśli kremacja odbyła się w Wielkiej Brytanii, a rodzina zamierza następnie przewieźć urnę z prochami do Polski w celu złożenia jej na cmentarzu, wymagane jest uzyskanie pozwolenia polskiego starosty/prezydenta miasta oraz zaświadczenia konsula RP [5].
5. 5

   Powiadomienia po zgonie, zasiłek pogrzebowy, świadczenia rodzinne oraz sprawy spadkowe i podatkowe w Polsce i Wielkiej Brytanii

   • Powiadomienia, świadczenia i postępowanie spadkowe (probate) w Wielkiej Brytanii:
     • Usługa Tell Us Once i świadczenia brytyjskie: Podczas wizyty w Register Office poproś urzędnika o unikalny numer referencyjny do rządowej usługi Tell Us Once, z której należy skorzystać w ciągu 28 dni, aby jednym zgłoszeniem powiadomić urząd skarbowy HM Revenue & Customs (HMRC), urząd Department for Work and Pensions, HM Passport Office, DVLA oraz władze lokalne (local council) [2]. Uprawnieni owdowiali partnerzy (przed osiągnięciem brytyjskiego wieku emerytalnego) mogą sprawdzić prawo do świadczenia Bereavement Support Payment w Department for Work and Pensions (Bereavement Service; wniosek najlepiej złożyć w ciągu 3 miesięcy od zgonu, aby otrzymać pełną kwotę, maksymalnie do 21 miesięcy) albo skontaktować się z International Pension Centre w sprawach brytyjskiej emerytury państwowej (State Pension) [8].
     • Brytyjskie postępowanie spadkowe (Probate / Confirmation): Jeżeli osoba zmarła posiadała w Wielkiej Brytanii nieruchomości, rachunki bankowe przekraczające progi wypłat bezpostępowaniowych lub inwestycje, wykonawca testamentu (executor) lub uprawniony spadkobierca występuje do HM Courts and Tribunals Service o wydanie Grant of Probate (lub Letters of Administration w braku testamentu) w Anglii i Walii, albo o Confirmation przed sądem Sheriff Court w Szkocji, po uprzednim złożeniu wymaganych deklaracji podatkowych HMRC dotyczący podatku spadkowego (Inheritance Tax) [2].
   • Zasiłek pogrzebowy, renta rodzinna, postępowanie spadkowe i podatek w Polsce:
     • Zasiłek pogrzebowy i renta rodzinna z ZUS: Jeżeli osoba zmarła lub osoba, która pokryła koszty pogrzebu, podlegała polskiemu ubezpieczeniu społecznemu (lub ubezpieczeniu w KRUS), wniosek o zasiłek pogrzebowy na formularzu Z-12 składa się w instytucji, jaką jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych, w terminie 12 miesięcy od dnia śmierci, dołączając odpis aktu zgonu oraz oryginały rachunków za pogrzeb i transport [9][10]. Uprawnieni członkowie rodziny (np. małżonek lub dzieci) mogą również złożyć w Zakład Ubezpieczeń Społecznych wniosek na formularzu ERR o przyznanie renty rodzinnej [11].
     • Spadek i zgłoszenie podatkowe SD-Z2 w Polsce: W celu uregulowania spraw majątkowych w Polsce spadkobiercy mają 6 miesięcy od dnia dowiedzenia się o tytule swego powołania na złożenie przed polskim notariuszem lub sądem rejonowym oświadczenia o przyjęciu spadku (np. z dobrodziejstwem inwentarza) lub o jego odrzuceniu. Formalne potwierdzenie praw do spadku uzyskuje się poprzez notarialny Akt Poświadczenia Dziedziczenia wpisywany do Rejestru Spadkowego, który prowadzi Krajowa Rada Notarialna [12], albo poprzez sądowe postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku. Najbliżsi członkowie rodziny (tzw. grupa podatkowa 0) muszą złożyć formularz SD-Z2 do właściwego urzędu skarbowego przez portal Podatki.gov.pl w terminie 6 miesięcy od dnia uprawomocnienia się postanowienia sądu lub zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia, aby skorzystać z całkowitego zwolnienia z podatku od spadków i darowizn [13].

Oficjalne urzędy i zweryfikowane dane kontaktowe

Oficjalne źródła zweryfikowane przez Clarvię

1. [1]
   Rejestracja zgonu w Wielkiej Brytanii (Register a death) — GOV.UK
2. [2]
   Co należy zrobić po śmierci bliskiej osoby — usługa Tell Us Once, postępowanie spadkowe i rejestracja zgonu — GOV.UK
3. [3]
   Wyszukiwarka zakładów pogrzebowych NAFD (Find a Funeral Director) — National Association of Funeral Directors (NAFD)
4. [4]
   Wyszukiwarka zakładów pogrzebowych SAIF (Find a Funeral Director) — National Society of Allied and Independent Funeral Directors (SAIF)
5. [5]
   Przewóz zwłok i prochów do Polski (Wielka Brytania) — zaświadczenie konsula RP — Gov.pl - Polska w Wielkiej Brytanii
6. [6]
   Legalizacja dokumentów brytyjskich — klauzula Apostille (Get your document legalised) — GOV.UK - Foreign, Commonwealth & Development Office
7. [7]
   Zarejestruj zgon / Transkrypcja zagranicznego aktu zgonu w Polsce — Gov.pl
8. [8]
   Brytyjskie świadczenie po stracie małżonka lub partnera (Bereavement Support Payment) — GOV.UK - Department for Work and Pensions
9. [9]
   Uzyskaj zasiłek pogrzebowy — serwis Gov.pl — Gov.pl
10. [10]
    Zasiłek pogrzebowy — wymagane dokumenty i zasady (Powroty.gov.pl) — Powroty.gov.pl
11. [11]
    Renta rodzinna — warunki przyznania (Zakład Ubezpieczeń Społecznych) — Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS)
12. [12]
    Rejestr Spadkowy — Krajowa Rada Notarialna — Krajowa Rada Notarialna - Rejestry Notarialne
13. [13]
    Podatek od spadków i darowizn — formularz zgłoszenia SD-Z2 (Podatki.gov.pl) — Podatki.gov.pl - Ministerstwo Finansów