Що робити у разі смерті між країнами Сполучені Штати Америки та Україна: офіційний чек-лист у 5 кроків

1. 1

   Медичне засвідчення смерті та дозвіл коронера або судово-медичного експерта (Coroner / Medical Examiner) у США

   • Смерть у лікарні, хоспісі або закладі догляду: Якщо смерть настала під медичним наглядом у лікарні чи ліцензованому закладі догляду, лікуючий лікар або уповноважений медичний працівник констатує смерть, вносить медичну причину смерті до електронної системи реєстрації смертей штату (Electronic Death Registration System - EDRS) і надає дозвіл на передачу тіла ліцензованому похоронному бюро [1]. Якщо людина померла вдома під офіційним наглядом хоспісу, спершу зателефонуйте черговій медсестрі хоспісу, щоб медична бригада хоспісу засвідчила смерть без зайвого виклику екстрених слідчих служб.
   • Раптова, нещасна або смерть без медичного нагляду поза межами медзакладу: Якщо смерть сталася раптово у приватному помешканні, на робочому місці, у готелі чи громадському місці, негайно зателефонуйте за номером 911. На місце прибудуть місцева поліція та служба екстреної медичної допомоги, які передадуть справу окружному чи муніципальному коронеру або бюро судово-медичної експертизи (Coroner або Medical Examiner, наприклад, Office of Chief Medical Examiner у Нью-Йорку, Cook County Medical Examiner's Office в Іллінойсі або Los Angeles County Department of Medical Examiner у Каліфорнії) [1]. Коронер або судово-медичний експерт встановлює причину та обставини смерті, проводить розтин за вимогою закону штату, заповнює медичну частину свідоцтва про смерть і видає офіційний дозвіл на видачу тіла похоронній службі [1].
2. 2

   Страхування репатріації, ліцензовані ритуальні служби в обох країнах та звернення до консульства України

   • Перевірте туристичне, медичне страхування або поліс репатріації: Перш ніж укладати самостійний договір із похоронним бюро, перевірте, чи мала померла особа поліс туристичного страхування, міжнародного медичного асистансу або страхування від роботодавця з покриттям репатріації. За наявності чинного поліса негайно зверніться до цілодобової служби асистансу страхової компанії, оскільки страховик зазвичай сам призначає координатора та напряму оплачує перевезення.
   • Призначення ліцензованого похоронного бюро у США та приймаючої ритуальної служби в Україні: У Сполучених Штатах ліцензований розпорядник похорону (licensed funeral director) забезпечує підготовку тіла, державну реєстрацію смерті, отримання дозволу штату на перевезення й поховання (burial-transit permit) та бронювання авіавантажного перевезення [1][3]. Знайти ліцензоване бюро можна через каталог National Funeral Directors Association [3]. Відповідно до федерального правила про похоронні послуги (FTC Funeral Rule) Федеральної торгової комісії США (Federal Trade Commission), американські похоронні бюро зобов'язані надати вам деталізований прейскурант (General Price List - GPL) особисто та повідомляти ціни телефоном, дозволити обрати лише потрібні вам товари й послуги та отримати пряму згоду перед нарахуванням плати за бальзамування [2]. У разі репатріації тіла або урни з прахом в Україну американське похоронне бюро координує дії з приймаючою ритуальною службою в Україні (комунальним підприємством або ліцензованою похоронною службою, наприклад КП «Ритуальна служба» у Києві чи Львові), яка організовує зустріч вантажу та поховання на кладовищі. Clarvia надає інформацію з офіційних довідників виключно для орієнтування та не схвалює, не рекомендує і не ранжує перелічені організації.
   • Звернення до Посольства або Консульства України у США: Негайно повідомте про смерть Посольство України в Сполучених Штатах Америки (телефон екстреної консульської допомоги: +1 202-349-2947; електронна пошта: [email protected]) або відповідне Генеральне консульство України в Нью-Йорку, Чикаго, Сан-Франциско чи Г'юстоні (або цілодобову гарячу лінію Міністерства закордонних справ України за номером +38 044 238-15-88, email: [email protected]) [5][6]. Консульські посадові особи роз'яснюють перелік документів для репатріації, здійснюють консульський облік чи реєстрацію актів цивільного стану та приймають паспорт громадянина України для виїзду за кордон для офіційного анулювання [5][6].
3. 3

   Державна реєстрація смерті у США, апостиль та визнання документів в Україні

   • Отримання засвідчених копій американського свідоцтва про смерть (Vital Records): Призначений вами розпорядник похорону в США збирає персональні дані померлої особи та подає запис про смерть до департаменту охорони здоров'я округу або управління статистики актів цивільного стану штату (Office of Vital Statistics / Vital Records) у штаті, де настала смерть [1]. Перевірити уповноважений орган штату можна через довідник Національного центру статистики охорони здоров'я (NCHS), який ведуть Centers for Disease Control and Prevention [1]. Замовте декілька засвідчених копій повного американського свідоцтва про смерть (certified long-form U.S. Death Certificate із зазначенням причини смерті).
   • Апостиль (Hague Apostille) і переклад українською мовою або консульська реєстрація: Ані США, ані Україна не застосовують багатомовні витяги за Формою C Віденської конвенції CIEC, тому американські документи мають пройти процедуру засвідчення для офіційного використання в Україні:
     • Апостиль та нотаріально засвідчений переклад українською мовою: Оскільки і США, і Україна є учасницями Гаазької конвенції 1961 року, необхідно проставити штамп Apostille на засвідченому свідоцтві про смерть США в офісі Секретаря штату (Office of the Secretary of State) того штату, де видано документ, та виконати офіційний переклад українською мовою [5][6]. Після проставлення апостиля та нотаріального засвідчення перекладу (нотаріусом в Україні або консульською установою України) американське свідоцтво про смерть має повну юридичну силу на всій території України для відділів державної реєстрації актів цивільного стану (ДРАЦС системи Міністерство юстиції України), центрів надання адміністративних послуг (ЦНАП), нотаріусів та органів Пенсійного фонду без потреби повторної реєстрації смерті [6][9].
     • Консульська реєстрація та внутрішні строки в Україні: У випадках, коли смерть громадянина України за кордоном реєструється безпосередньо дипломатичним представництвом чи консульською установою України, консульство видає українське свідоцтво про смерть і передає запис до Державного реєстру актів цивільного стану (тоді як у разі смерті на території України заява до відділу ДРАЦС або через Портал Дія подається не пізніше 3 днів для отримання свідоцтва про смерть та витягу для допомоги на поховання) [5][7][9].
4. 4

   Міжнародна репатріація в Україну або місцеве поховання чи кремація у Сполучених Штатах

   • Репатріація труни з тілом або урни з прахом зі США в Україну:
     • Підготовка та дозволи на вивезення у США: Для перевезення тіла в труні американський розпорядник похорону проводить бальзамування, поміщає тіло у герметично запаяну оцинковану або металеву транспортну труну та отримує дозвіл штату на транспортування (burial-transit permit), довідку департаменту охорони здоров'я про відсутність інфекційних захворювань і довідку похоронного бюро про відсутність сторонніх предметів усередині труни [4][5]. (У зворотних транскордонних випадках ввезення людських останків до США регулюється правилами Centers for Disease Control and Prevention згідно з нормою 42 CFR 71.55 та митним контролем U.S. Customs and Border Protection [4]).
     • Вимоги для перетину державного кордону України та консульський супровід: Згідно з правилами, які роз'яснює Посольство України в Сполучених Штатах Америки, та санітарно-митними вимогами України (зокрема Держпродспоживслужби), для ввезення труни з тілом або урни з прахом в Україну необхідні: (1) нотаріально засвідчена заява найближчих родичів із волевиявленням щодо місця та способу поховання в Україні; (2) свідоцтво про смерть США з апостилем та нотаріально засвідченим перекладом українською мовою; (3) довідка про відсутність інфекційних хвороб та довідка про відсутність сторонніх вкладень у герметично запаяній труні чи урні (кожна з апостилем і нотаріально засвідченим перекладом українською мовою); а також (4) подання закордонного паспорта померлого громадянина України до посольства чи консульства для оформлення [5][6]. Оскільки цивільне авіасполучення з Україною наразі призупинено, авіавантаж зазвичай доставляють до найближчого європейського транзитного аеропорту (наприклад, у Варшаві, Кракові, Жешуві або Кишиневі), звідки ліцензований катафалк перевозить труну або урну через державний кордон України.
   • Місцеве поховання або кремація у Сполучених Штатах: Якщо родина обирає поховання або кремацію у США без репатріації, американський розпорядник похорону оформлює місцевий дозвіл округу/штату, а родина все одно подає апостильоване свідоцтво про смерть США та український паспорт померлої особи до установи Посольство України в Сполучених Штатах Америки (або відповідного консульства) для оновлення державних і пенсійних реєстрів України [5][6].
5. 5

   Пенсії у зв'язку з втратою годувальника, допомога на поховання, податки та спадщина в Україні й США

   • Допомога на поховання, пенсії та оформлення спадщини в Україні:
     • Пенсійний фонд України (ПФУ): Якщо померла особа отримувала пенсію в Україні, особа, яка здійснила поховання, може звернутися до будь-якого сервісного центру Пенсійного фонду України (або онлайн через Портал Дія чи вебпортал електронних послуг ПФУ) для отримання допомоги на поховання (у розмірі двомісячної пенсії для цивільних пенсіонерів або тримісячної пенсії для військових пенсіонерів, без обмеження строку звернення), а також недоотриманої пенсії за місяць смерті [7]. Непрацездатні члени сім'ї, які перебували на утриманні померлого, можуть оформити пенсію у зв'язку з втратою годувальника (консультаційну підтримку надає система Безоплатної правничої допомоги) [8].
     • Відкриття спадкової справи протягом 6 місяців (Нотаріальна палата України): Згідно з Цивільним кодексом України, спадкоємці, які на час відкриття спадщини не проживали постійно разом із спадкодавцем, повинні особисто подати заяву про прийняття спадщини державному або приватному нотаріусу України протягом 6 місяців з дня смерті (або, за правилами воєнного стану, якщо державна реєстрація смерті відбулася більш ніж через місяць після смерті - протягом 6 місяців з дня державної реєстрації смерті) [9][10]. Нотаріус реєструє спадкову справу у Спадковому реєстрі (держателем якого є Міністерство юстиції України), а перевірити відомості про відкриті справи можна через ресурс, який веде Нотаріальна палата України [9][10]. Спадкоємці, які перебувають у США, можуть засвідчити підпис на заяві про прийняття спадщини у консула України (або в американського нотаріуса з проставленням апостиля та перекладом українською мовою) і надіслати її нотаріусу в Україну поштою до закінчення 6-місячного строку [9].
   • Соціальне забезпечення (SSA), пільги ветеранів (VA), податкові декларації та спадковий суд у США:
     • Social Security Administration (SSA) та Департамент у справах ветеранів США (VA): Якщо померла особа мала номер соціального страхування США (SSN) або працювала у Сполучених Штатах, повідомте про смерть Social Security Administration за телефоном 1-800-772-1213 (або через відповідний підрозділ Federal Benefits Unit, якщо члени сім'ї проживають за межами США), щоб припинити поточні виплати та дізнатися про право на виплати у зв'язку з втратою годувальника або одноразову виплату у розмірі 255 доларів США [11]. Якщо померлий проходив службу у Збройних силах США, зверніться до Департаменту у справах ветеранів США (U.S. Department of Veterans Affairs) щодо компенсації витрат на поховання та меморіальних пільг [13].
     • Internal Revenue Service (IRS) та спадковий суд штату (Probate Court): Виконавець заповіту або уповноважений представник сім'ї повинен подати підсумкову федеральну декларацію про доходи фізичної особи (Form 1040 або Form 1040-NR для нерезидентів із доходами зі джерел у США) до Internal Revenue Service до 15 квітня року, наступного за роком смерті [12]. Банківські рахунки, нерухомість чи інше майно у США, оформлені одноосібно на ім'я померлого без зазначеного бенефіціара (payable-on-death), оформлюються через спадковий суд округу (Probate Court або Surrogate's Court) у відповідному штаті США.

Офіційні органи та перевірені контакти

Офіційні джерела, перевірені Clarvia

1. [1]
   Куди звертатися щодо отримання свідоцтв про смерть у штатах США (Where to Write for Vital Records) — Centers for Disease Control and Prevention (CDC) - NCHS
2. [2]
   Вибір ритуальних послуг та Федеральне правило FTC щодо похоронів (Shopping for Funeral Services and the FTC Funeral Rule) — Federal Trade Commission (FTC)
3. [3]
   Remembering A Life - Каталог ліцензованих похоронних бюро США (NFDA) — National Funeral Directors Association (NFDA)
4. [4]
   42 CFR 71.55 - Стандарти ввезення та транспортування людських останків (CDC) — Centers for Disease Control and Prevention (CDC) / eCFR
5. [5]
   Репатріація померлих громадян України зі Сполучених Штатів Америки — Embassy of Ukraine in the United States of America (MFA of Ukraine)
6. [6]
   Консульські питання, апостиль та екстрена допомога громадянам України у США — Embassy of Ukraine in the United States of America (MFA of Ukraine)
7. [7]
   Виплата допомоги на поховання - Гід з державних послуг на Порталі Дія — Diia Portal (Портал Дія) / Pension Fund of Ukraine
8. [8]
   Особливості оформлення пенсії у разі втрати годувальника (Безоплатна правнича допомога) — Free Legal Aid System of Ukraine (legalaid.gov.ua)
9. [9]
   Порядок та 6-місячний строк прийняття спадщини: що потрібно знати спадкоємцю (Міністерство юстиції України) — Western Interregional Department of the Ministry of Justice of Ukraine
10. [10]
    Відкриття та ведення спадкових справ (Нотаріальна палата України) — Notary Chamber of Ukraine (Нотаріальна палата України)
11. [11]
    Що робити у разі смерті близької людини та виплати у зв'язку з втратою годувальника (Social Security Administration) — Social Security Administration (SSA)
12. [12]
    Подання підсумкової декларації про доходи за померлу особу (Internal Revenue Service) — Internal Revenue Service (IRS)
13. [13]
    Пільги на поховання та меморіальні програми Департаменту у справах ветеранів США (VA) — U.S. Department of Veterans Affairs (VA)