Qué hacer ante un fallecimiento entre España y Estados Unidos: lista oficial en 5 pasos

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   Certificación médica de la defunción e intervención forense o judicial en España

   • Fallecimiento en centro hospitalario o sociosanitario: Si el deceso ocurre por causas naturales bajo asistencia médica en un hospital (por ejemplo, en Madrid, Barcelona o Málaga), el personal facultativo expide el Certificado Médico de Defunción oficial, requisito indispensable para inscribir el fallecimiento y autorizar el traslado del cuerpo [1].
   • Fallecimiento en domicilio, hotel o vía pública: Si la persona fallecida se encuentra fuera de un centro sanitario, llame de inmediato al teléfono de emergencias 112 para que los servicios médicos de urgencia confirmen la defunción [1].
   • Intervención judicial y plazos de Policía Sanitaria Mortuoria: Cuando la muerte es súbita, accidental o sin causa clínica documentada, intervienen las fuerzas policiales y el Juzgado de Guardia, que ordena el traslado al Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses correspondiente para practicar la autopsia antes de autorizar la inscripción y el sepelio [1][3]. Conforme a los reglamentos autonómicos de Policía Sanitaria Mortuoria, en España la inhumación o cremación de un cuerpo no embalsamado suele realizarse entre las 24 y las 48 horas posteriores al fallecimiento, mientras que la conservación o el embalsamamiento permite ampliar el plazo (hasta 96 horas o más para la repatriación internacional) [3].
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   Seguro de repatriación, servicios funerarios en España y en los Estados Unidos y asistencia consular estadounidense

   • Verificación de pólizas de viaje o repatriación: Antes de contratar servicios por cuenta propia, compruebe si su familiar contaba con un seguro de viaje, de asistencia médica o de decesos con cobertura internacional. Si existe póliza, contacte primero con la central de asistencia de la aseguradora para que designe a los operadores funerarios y asuma la gestión técnica y los costes [4].
   • Designación de empresa funeraria en España y funeraria receptora en los Estados Unidos: Si no interviene una aseguradora, encargue la gestión en España a una empresa funeraria habilitada (representada sectorialmente por la Asociación Nacional de Servicios Funerarios) para que coordine el tanatorio, el embalsamamiento y la salida aduanera [4]. Para la recepción en los Estados Unidos, coordine el traslado con una funeraria con licencia estatal localizable a través del directorio de la asociación National Funeral Directors Association [5]. En virtud de la normativa de protección al consumidor Funeral Rule de la Federal Trade Commission, las funerarias estadounidenses están obligadas a entregarle un listado desglosado de precios (General Price List) por teléfono o en persona y a cobrar únicamente por los servicios de recepción e inhumación o cremación que usted seleccione [6].
   • Notificación consular estadounidense: Comunique el fallecimiento lo antes posible a la Embajada y Consulado de los Estados Unidos en España y Andorra (en Madrid o el Consulado General en Barcelona, teléfono de urgencias +34 91 587 2200) [2][3]. El servicio consular orienta a los familiares sobre las formalidades locales, custodia los efectos personales si la persona fallecida viajaba sola y tramita el certificado consular estadounidense de defunción, si bien el Gobierno de los Estados Unidos no dispone de fondos para sufragar gastos funerarios ni de repatriación [2][3].
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   Inscripción de la defunción en el Registro Civil en España, apostilla o Fórmula C y reporte consular estadounidense (CRDA)

   • Inscripción en el Registro Civil español: La declaración de fallecimiento se presenta ante el Registro Civil del municipio donde ocurrió el deceso, habitualmente dentro de las 24 horas siguientes, trámite que suele realizar directamente la funeraria española con el Certificado Médico de Defunción y el pasaporte de la persona fallecida [1]. Solicite varios ejemplares del Certificado Literal de Defunción (trámite gratuito en la Sede Electrónica del Ministerio de Justicia) [1]. Aunque España emite el extracto plurilingüe Fórmula C (Convenio de Viena de 1976), los Estados Unidos no son parte de dicho convenio; por ello, si una autoridad estatal estadounidense exige el certificado español además del documento consular, solicite la Apostilla de La Haya en el Ministerio de Justicia (Gerencias Territoriales o Tribunal Superior de Justicia) junto con traducción jurada al inglés [1].
   • Reporte Consular de Defunción en el Extranjero (CRDA): Remita el Certificado Literal de Defunción español y el pasaporte estadounidense de su familiar a la Embajada y Consulado de los Estados Unidos en España y Andorra para obtener el Consular Report of Death of a U.S. Citizen Abroad (Formulario DS-2060, emitido en formato electrónico e-CRODA) [2][3]. Este documento oficial en inglés equivale a un acta de defunción ante tribunales de sucesiones, bancos, aseguradoras y agencias estatales o del condado (Vital Records / Office of Vital Statistics) en los Estados Unidos [2][3].
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   Repatriación internacional del cuerpo o de las cenizas a los Estados Unidos frente a inhumación o cremación local en España

   • Repatriación del cuerpo desde España a los Estados Unidos: Para el traslado internacional de restos no incinerados, la funeraria española tramita la autorización de Sanidad Exterior y el acta o salvoconducto mortuorio conforme a la normativa sanitaria e internacional (y a las gestiones consulares supervisadas con el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación cuando procede), realizando el embalsamamiento obligatorio y el acondicionamiento en féretro hermético con caja interior de zinc sellada [3][7]. Para la entrada en los Estados Unidos bajo la regulación federal de los Centers for Disease Control and Prevention (42 CFR 71.55), el cuerpo debe enviarse en contenedor estanco a prueba de fugas, consignado directamente a una funeraria o cementerio con licencia estadounidense, acompañado del certificado oficial de defunción y de la declaración de que no concurre enfermedad cuarentenable [7]. A la llegada al aeropuerto estadounidense, U.S. Customs and Border Protection autoriza el despacho aduanero y la funeraria receptora obtiene el permiso estatal de tránsito e inhumación (burial-transit permit).
   • Traslado de cenizas: Si se opta por la cremación en España (que requiere autorización expresa firmada por el familiar legitimado), las cenizas están exentas de permiso sanitario de importación según la norma 42 CFR 71.55 de los Centers for Disease Control and Prevention [3][7]. Pueden transportarse a los Estados Unidos en una urna sellada apta para escáner de rayos X acompañada del certificado de defunción y del certificado de cremación [3][7].
   • Inhumación o cremación local en España: Si la familia decide realizar el entierro o la cremación definitiva en España sin repatriación, el Registro Civil expide la licencia de sepultura una vez inscrita la defunción [1][3].
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   Notificaciones posteriores, pensiones de supervivencia, impuestos y sucesión en los Estados Unidos y en España

   • Seguridad Social, veteranos, impuestos y sucesión (probate) en los Estados Unidos: Notifique la defunción a la agencia federal Social Security Administration llamando al 1-800-772-1213 (desde los Estados Unidos) o contactando con la Unidad de Beneficios Federales (Federal Benefits Unit) en la Embajada en Madrid ([email protected]) para detener pagos mensuales indebidos (cualquier abono correspondiente al mes del fallecimiento debe devolverse) y solicitar el pago único de 255 USD o pensiones mensuales de supervivencia [3][11]. Si su familiar sirvió en las fuerzas armadas estadounidenses, consulte al Department of Veterans Affairs sobre subsidios de entierro (Formulario VA 21P-530EZ) o sepultura en cementerios nacionales [12]. El representante personal o familiar superviviente debe presentar ante el Internal Revenue Service la declaración final del impuesto federal sobre la renta (Formulario 1040 marcado como "DECEASED") por los ingresos obtenidos hasta la fecha del fallecimiento antes del plazo ordinario de abril del año siguiente [13], así como abrir el procedimiento sucesorio (probate) ante el tribunal competente (Probate Court) del condado estadounidense donde radicaran sus bienes o domicilio.
   • Prestaciones y trámites sucesorios en España: Si la persona fallecida cotizaba o residía en España, consulte al Instituto Nacional de la Seguridad Social sobre el auxilio por defunción y las pensiones de viudedad u orfandad [8]. Si dejó bienes o cuentas bancarias en España, transcurridos 15 días hábiles desde el deceso solicite al Ministerio de Justicia (mediante el Modelo 790) el Certificado del Registro General de Actos de Última Voluntad y el Certificado de Contratos de Seguros de cobertura de fallecimiento [9]. Con dichos certificados, acuda a una notaría a través del Consejo General del Notariado para obtener copia autorizada del testamento o tramitar la declaración de herederos y liquidar el Impuesto sobre Sucesiones y Donaciones dentro del plazo legal de 6 meses desde el fallecimiento (prorrogable por otros 6 meses si se solicita dentro de los primeros 5 meses) [10].

Autoridades oficiales y contactos verificados

Fuentes oficiales verificadas por Clarvia

1. [1]
   Certificado de Defunción: Trámites y gestiones personales — Ministerio de Justicia de España
2. [2]
   Death of a U.S. Citizen Abroad and Consular Report of Death Abroad (CRDA) — U.S. Department of State
3. [3]
   Death of a U.S. Citizen in Spain and Andorra — U.S. Embassy and Consulate in Spain and Andorra
4. [4]
   Información sobre servicios funerarios en España — Asociación Nacional de Servicios Funerarios (PANASEF)
5. [5]
   Funeral Service Resources and Directory — National Funeral Directors Association (NFDA)
6. [6]
   Shopping for Funeral Services: The FTC Funeral Rule — Federal Trade Commission
7. [7]
   Importation of Human Remains into the United States for Burial, Entombment, or Cremation (42 CFR 71.55) — Centers for Disease Control and Prevention (CDC)
8. [8]
   Prestaciones por muerte y supervivencia: Auxilio por defunción y pensiones — Seguridad Social de España
9. [9]
   Certificado de Actos de Última Voluntad (Sede Electrónica) — Ministerio de Justicia de España
10. [10]
    ¿Cómo puedo averiguar si me han dejado una herencia? Testamentos y declaración de herederos — Consejo General del Notariado
11. [11]
    What to do when someone dies and Social Security Survivor Benefits — Social Security Administration
12. [12]
    Burial and Memorial Benefits — U.S. Department of Veterans Affairs
13. [13]
    File the Final Income Tax Returns of a Deceased Person — Internal Revenue Service