Co zrobić w przypadku zgonu między krajem Niemcy a Polska: oficjalna lista w 5 krokach

1. 1

   Lekarskie oględziny zwłok i karta zgonu w Niemczech (niezwłocznie)

   W pierwszej kolejności lekarz musi przeprowadzić urzędowe oględziny zwłok (ärztliche Leichenschau) i wystawić niemieckie lekarskie zaświadczenie o zgonie (Todesbescheinigung lub Totenschein, składające się z części poufnej oraz jawnej) [1][2]:

   • Zgon w szpitalu, domu opieki lub hospicjum: Placówka organizuje oględziny lekarskie oraz wystawienie karty zgonu bezpośrednio na miejscu, a także zapewnia wstępne zabezpieczenie ciała we własnej chłodni [1][2].
   • Zgon w prywatnym mieszkaniu, w miejscu pracy lub w miejscu publicznym: Należy niezwłocznie skontaktować się z lekarskim pogotowiem dyżurnym (ärztlicher Bereitschaftsdienst, ogólnokrajowy numer 116 117), służbami ratunkowymi (112) lub lekarzem rodzinnym w celu przeprowadzenia oględzin [2]. Dopiero po wystawieniu lekarskiego zaświadczenia o zgonie zakład pogrzebowy może odebrać osobę zmarłą i przewieźć ją do domu przedpogrzebowego lub kostnicy.
   • Niewyjaśniona lub nienaturalna przyczyna zgonu: Jeżeli lekarz odnotuje niewyjaśnioną lub nienaturalną przyczynę śmierci (np. nagły zgon albo wypadek przy pracy lub wypadek komunikacyjny), powiadamiana jest policja oraz prokuratura (Staatsanwaltschaft). W takim przypadku kremacja, pochówek ani międzynarodowy przewóz zwłok nie mogą się odbyć przed wydaniem pisemnego zwolnienia ciała przez prokuraturę [1][4].
2. 2

   Weryfikacja ubezpieczenia i wybór uprawnionego zakładu pogrzebowego

   Przed podpisaniem umowy należy sprawdzić, czy osoba zmarła posiadała ubezpieczenie kosztów leczenia w podróży zagranicznej, ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków lub kosztów transportu zwłok, polską lub niemiecką polisę pogrzebową albo pakiet assistance pokrywający koszty międzynarodowego sprowadzenia ciała:

   • Koordynacja między Niemcami a Polską: W przypadku międzynarodowego transportu do Polski można zlecić obsługę uprawnionemu zakładowi pogrzebowemu w Niemczech albo bezpośrednio polskiemu zakładowi pogrzebowemu specjalizującemu się w międzynarodowych przewozach zmarłych, który dopełni formalności w niemieckich urzędach, polskim konsulacie oraz polskim starostwie powiatowym [2][4].
   • Neutralne wykazy branżowe: Clarvia nie poleca, nie promuje ani nie klasyfikuje komercyjnych usługodawców. Wykwalifikowany zakład pogrzebowy w Niemczech można znaleźć za pośrednictwem niemieckiego związku branżowego Bundesverband Deutscher Bestatter e.V. (Federalny Związek Niemieckich Przedsiębiorców Pogrzebowych, tel. +49 211 16008-10, całodobowy telefon alarmowy +49 211 16008-86, e-mail [email protected]) [2]. W Polsce koncesjonowany zakład pogrzebowy można wyszukać poprzez izbę branżową Polska Izba Branży Pogrzebowej (tel. +48 798 198 997, e-mail [email protected]) [3].
3. 3

   Zgłoszenie zgonu w niemieckim urzędzie stanu cywilnego (*Standesamt*) w ciągu 3 dni roboczych

   Zgodnie z § 28 niemieckiej ustawy o stanie cywilnym (Personenstandsgesetz - PStG) zgon na terytorium Niemiec należy zgłosić w urzędzie stanu cywilnego (Standesamt) właściwym dla miejsca zgonu najpóźniej w trzecim dniu roboczym następującym po dniu śmierci [1]:

   • Kto dokonuje zgłoszenia: W przypadku śmierci w szpitalu lub domu opieki pisemnego zgłoszenia dokonuje zazwyczaj sama placówka; w pozostałych przypadkach rejestracji w Standesamt dopełnia upoważniony przez rodzinę zakład pogrzebowy [1][2].
   • Wymagane dokumenty: Należy przedłożyć lekarskie zaświadczenie o zgonie, polski dowód osobisty lub paszport osoby zmarłej oraz odpisy aktów stanu cywilnego (odpis aktu urodzenia oraz - w zależności od stanu cywilnego - odpis aktu małżeństwa lub dokument potwierdzający ustanie małżeństwa) [1].
   • Wielojęzyczny odpis aktu zgonu (Formularz C): Oprócz kilku egzemplarzy niemieckiego aktu zgonu (Sterbeurkunde) należy bezwzględnie wystąpić o wielojęzyczne odpisy skrócone aktu zgonu na Formularzu C (mehrsprachiger Auszug auf Formblatt C) wydawane na podstawie Konwencji wiedeńskiej CIEC nr 16 z dnia 8 września 1976 r. [4][6]. Ponieważ zarówno Niemcy, jak i Polska są stronami tej konwencji, a ponadto obowiązuje rozporządzenie (UE) 2016/1191, międzynarodowy odpis aktu zgonu (Formularz C) jest bezpośrednio uznawany w Polsce bez klauzuli Apostille i bez tłumaczenia przysięgłego [4][6].
4. 4

   Wybór między pochówkiem lub kremacją w Niemczech a sprowadzeniem zwłok lub urny do Polski

   W zależności od woli osoby zmarłej oraz decyzji rodziny możliwe są dwie główne ścieżki postępowania:

   • Wariant A - Pochówek lub kremacja w Niemczech: Jeżeli pogrzeb odbywa się w Niemczech, minimalny czas oczekiwania (z reguły co najmniej 48 godzin od zgonu) oraz ustawowy termin pochówku reguluje ustawa o pochówku (Bestattungsgesetz) właściwego niemieckiego kraju związkowego (Bundesland) [2]. W przypadku kremacji w Niemczech niemal wszystkie kraje związkowe wymagają przeprowadzenia drugich lekarskich oględzin zwłok (zweite Leichenschau) w krematorium [2].
   • Wariant B - Sprowadzenie zwłok lub urny z prochami do Polski: Przewóz zwłok lub szczątków ludzkich do Polski wymaga wieloetapowej procedury uzyskania pozwoleń między urzędami polskimi i niemieckimi [4]:
     • Pozwolenie polskiego starosty lub prezydenta miasta (pozwolenie starosty lub prezydenta miasta): W pierwszej kolejności należy złożyć wniosek do starosty lub prezydenta miasta na prawach powiatu właściwego dla planowanego miejsca pochówku w Polsce o wydanie pozwolenia na sprowadzenie i pochowanie zwłok albo prochów (formalność tę realizuje zazwyczaj upoważniony zakład pogrzebowy w imieniu rodziny) [4].
     • Zaświadczenie polskiego konsula (zaświadczenie konsula): Po uzyskaniu pozwolenia polskiego starosty lub prezydenta miasta oraz niemieckiego aktu zgonu (lub tymczasowego zaświadczenia ze Standesamt o odroczeniu sporządzenia aktu zgonu) zaświadczenie konsularne na przewóz zwłok lub prochów wydaje Wydział Konsularny i Polonii Ambasady RP w Berlinie (Botschaft der Republik Polen in Berlin, tel. +49 30 22 313 0, e-mail [email protected]) albo właściwy terytorialnie Konsulat Generalny RP w Hamburgu, Kolonii lub Monachium [4][5]. Ze względu na pilny charakter sprawy w sprawach sprowadzenia zwłok lub prochów nie jest wymagana wcześniejsza rejestracja wizyty w systemie e-Konsulat; opłata konsularna wynosi 50 EUR [4].
     • Niemiecka przepustka dla zwłok (Leichenpass) lub zaświadczenie o kremacji: W celu transgranicznego przewozu trumny właściwy niemiecki urząd miejsca zgonu (urząd porządkowy Ordnungsamt, Standesamt lub urząd ds. zdrowia Gesundheitsamt) wydaje na podstawie karty zgonu i aktu zgonu wielojęzyczny dokument przewozowy Leichenpass; ciało musi zostać złożone zgodnie z przepisami sanitarnymi w hermetycznie zalutowanej trumnie z wkładem cynkowym (lub metalowym) [2][4]. W przypadku kremacji w Niemczech i przewozu urny do Polski wymagane są: akt zgonu, zaświadczenie o kremacji z niemieckiego krematorium (Urnenbescheinigung), pozwolenie polskiego starosty oraz zaświadczenie polskiego konsula [4].
5. 5

   Transkrypcja aktu zgonu w USC, zasiłek pogrzebowy z ZUS, emerytury i sprawy spadkowe

   Po uruchomieniu procedury przewozu lub organizacji pogrzebu należy dopełnić następujących formalności administracyjnych w Polsce i w Niemczech:

   • Transkrypcja aktu zgonu w Polsce (transkrypcja aktu zgonu): Do samego uzyskania zaświadczenia konsula na przewóz zwłok lub prochów uprzednia transkrypcja nie jest jeszcze obowiązkowa [4][6]. Jednak do dalszych postępowań spadkowych, bankowych i administracyjnych w Polsce niemiecki akt zgonu musi zostać wpisany (transkrybowany) do polskiego rejestru stanu cywilnego [6]. Wniosek można złożyć w dowolnym Urzędzie Stanu Cywilnego (USC) w Polsce (opłata skarbowa wynosi 50 PLN) albo za pośrednictwem polskiego konsulatu w Niemczech [6].
   • Polski zasiłek pogrzebowy i renta rodzinna z ZUS: Jeżeli koszty pogrzebu i transportu zostały pokryte przez członków rodziny lub inne podmioty, a osoba zmarła (lub wnioskujący członek rodziny) podlegała polskiemu ubezpieczeniu emerytalno-rentowemu, w instytucji Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS, Centrum Kontaktu Klientów CKK pod numerem tel. +48 22 560 16 00, e-mail [email protected]) można złożyć wniosek o zasiłek pogrzebowy (formularz Z-12) [7][8]. Termin na złożenie wniosku wynosi 12 miesięcy od dnia śmierci (lub od dnia pogrzebu w razie późniejszej identyfikacji albo opóźnienia sprowadzenia ciała) [7]. Uprawnieni członkowie rodziny mogą tam również wystąpić o przyznanie polskiej renty rodzinnej (renta rodzinna) [9].
   • Powiadomienie niemieckich instytucji emerytalnych, kasy chorych, banków oraz uregulowanie spadku: Jeżeli osoba zmarła pracowała, mieszkała lub pobierała ustawową emeryturę bądź rentę w Niemczech, zgon należy zgłosić (przedkładając odpis aktu zgonu) do niemieckiego ubezpieczyciela emerytalnego Deutsche Rentenversicherung (bezpłatna infolinia na terenie Niemiec 0800 1000 4800 lub +49 30 865 0 z zagranicy) [10] albo za pośrednictwem Renten Service der Deutschen Post (tel. +49 221 569 2777), aby wstrzymać bieżące wypłaty oraz - w przypadku uprawnionego małżonka lub dzieci - złożyć wniosek o trzymiesięczną wypłatę przejściową (Sterbevierteljahr) oraz niemiecką rentę wdowią lub sierocą (Witwenrente, Witwerrente, Waisenrente) [10][11]. Należy także poinformować kasę chorych oraz banki w Niemczech i w Polsce; polski odpis aktu zgonu po transkrypcji stanowi podstawę do przeprowadzenia postępowania spadkowego (akt poświadczenia dziedziczenia u polskiego notariusza lub sądowe stwierdzenie nabycia spadku zgodnie z rozporządzeniem spadkowym UE nr 650/2012) [6].

Oficjalne urzędy i zweryfikowane dane kontaktowe

Oficjalne źródła zweryfikowane przez Clarvię

1. [1]
   Niemiecka ustawa o stanie cywilnym (Personenstandsgesetz - PStG) § 28 Zgłoszenie zgonu w Standesamt — Bundesministerium der Justiz (Gesetze im Internet)
2. [2]
   Kontakt i natychmiastowa pomoc w przypadku zgonu - Bundesverband Deutscher Bestatter e.V. — Bundesverband Deutscher Bestatter e.V.
3. [3]
   Kontakt - Polska Izba Branży Pogrzebowej — Polska Izba Branży Pogrzebowej
4. [4]
   Zaświadczenie na sprowadzenie zwłok lub prochów (szczątków) do kraju — Portal Gov.pl - Polska w Niemczech (Ministerstwo Spraw Zagranicznych RP)
5. [5]
   Ambasada RP w Berlinie - Wydział Konsularny i Polonii (Dane kontaktowe) — Portal Gov.pl - Polska w Niemczech
6. [6]
   Transkrypcja zagranicznego aktu zgonu — Portal Gov.pl - Polska w Niemczech
7. [7]
   Zasiłek pogrzebowy - Wymagane dokumenty i termin 12 miesięcy — Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS)
8. [8]
   Kontakt - Centrum Kontaktu Klientów ZUS (CKK) — Biuletyn Informacji Publicznej ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych)
9. [9]
   Renta rodzinna - Warunki przyznania świadczenia — Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS)
10. [10]
    Renty dla osób pozostałych przy życiu - Renta wdowia i sieroca (Deutsche Rentenversicherung) — Deutsche Rentenversicherung
11. [11]
    Renten Service der Deutschen Post - Zgłoszenie zgonu i wniosek o Sterbevierteljahr — Deutsche Post AG - Renten Service