Що робити у разі смерті між країнами Польща та Україна: офіційний чек-лист у 5 кроків

1. 1

   Отримання медичної карти смерті (karta zgonu) від лікаря в лікарні або поліклініці

   Першим кроком є отримання безкоштовної медичної карти смерті (karta zgonu), яку видає лікар, що констатував смерть у лікарняному відділенні (або лікар первинної медичної допомоги чи керівник бригади екстреної медичної допомоги, якщо смерть настала поза межами лікарні) [1].

   • Видача медичної карти смерті: Якщо обставини смерті не потребують прокурорського розслідування або судово-медичного розтину, лікарня видає karta zgonu уповноваженому члену сім'ї померлої особи або похоронному бюро, яке діє на підставі письмової довіреності [1][2].
   • Двочастинна структура документа (karta zgonu): Karta zgonu складається з двох частин: перша частина призначена для реєстрації смерті в Управлінні цивільного стану (Urząd Stanu Cywilnego - USC), а друга частина призначена для адміністрації кладовища - її заповнює керівник USC під час реєстрації смерті, і вона є обов'язковою для поховання, кремації або міжнародного перевезення [1].
2. 2

   Реєстрація смерті у відповідному Управлінні цивільного стану (Urząd Stanu Cywilnego - USC)

   Про смерть необхідно повідомити Управління цивільного стану (Urząd Stanu Cywilnego - USC) за місцем настання смерті протягом 3 днів від дня складання karta zgonu (або протягом 24 годин від моменту смерті, якщо причиною смерті була інфекційна хвороба) [1][2]. Наприклад, у Варшаві зареєструвати смерть можна в будь-якому районному відділенні, яке веде Управління цивільного стану столичного міста Варшави - Urząd Stanu Cywilnego m.st. Warszawy (зокрема на вул. gen. W. Andersa 5; цілодобова інформаційна лінія Міського контакт-центру Варшави 19115 у Польщі або +48 22 443 19 11 з-за кордону) [2].

   • Хто подає заяву про смерть: Повідомити про смерть може особисто член сім'ї (наприклад, чоловік або дружина, діти, батьки чи бічні родичі) або письмово уповноважене похоронне бюро, що на практиці є найпоширенішим рішенням [1][2].
   • Необхідні документи: Видана лікарем karta zgonu, український паспорт померлої особи (а також польська карта побиту - karta pobytu - або підтвердження номера PESEL, якщо померла особа їх мала) та документ, що посвідчує особу заявника (для пред'явлення) [1][2].
   • Видані свідоцтва та збори: Складання актового запису про смерть (akt zgonu) здійснюється в день звернення безкоштовно; управління видає один безкоштовний скорочений витяг з актового запису про смерть (odpis skrócony aktu zgonu), повертає проштамповану частину karta zgonu для адміністрації кладовища та автоматично оновлює реєстр PESEL [1][2]. Рекомендується одразу замовити додаткові скорочені витяги свідоцтва про смерть (гербовий збір 22 злотих за примірник) або повні витяги (odpis zupełny, 33 злотих), які знадобляться для консульських, банківських і страхових процедур [2].
3. 3

   Вибір похоронного бюро та рішення між похованням у Польщі та перевезенням в Україну

   Перед підписанням договору з похоронною компанією варто перевірити, чи мала померла особа поліс туристичного, медичного страхування або страхування життя, який покриває витрати на репатріацію тіла, оскільки страхова компанія зазвичай призначає власного оператора асистансу. В інших випадках родина може доручити організацію похоронному бюро в Польщі або спеціалізованій компанії, що здійснює міжнародне перевезення померлих між Польщею та Україною. Каталоги об'єднаних підприємств ведуть загальнопольські галузеві організації: Польська палата похоронної галузі - Polska Izba Branży Pogrzebowej (тел. +48 798 198 997, e-mail [email protected]) [5] та Польська похоронна асоціація - Polskie Stowarzyszenie Pogrzebowe (тел. +48 22 834 84 60, e-mail [email protected]) [6]. Clarvia наводить ці каталоги виключно для орієнтації та не рекомендує, не схвалює і не ранжує окремих надавачів ритуальних послуг.

   • Поховання або кремація в Польщі: Обране похоронне бюро організовує церемонію на комунальному або конфесійному кладовищі в Польщі на підставі частини karta zgonu з відміткою USC та витягу з актового запису про смерть (odpis aktu zgonu) [1].
   • Міжнародне перевезення тіла або урни з прахом в Україну: Згідно з польським Законом про кладовища та поховання померлих, вивезення людських останків або праху за межі Республіки Польща потребує дозволу державного повітового санітарного інспектора (Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny / Sanepid) за місцем настання смерті (у взаємодії з відповідним старостою - starosta - або президентом міста на правах повіту - prezydent miasta na prawach powiatu - залежно від порядку адміністративного провадження) [3]. Наприклад, у Варшаві компетентним санітарним органом є Державний повітовий санітарний інспектор у столичному місті Варшаві - Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny w m.st. Warszawie (Повітова санітарно-епідеміологічна станція у м. Варшаві, вул. Jana Kochanowskiego 21, тел. +48 22 310 79 00, e-mail [email protected]) [3]. Технічні формальності - зокрема підбір труни з металевим вкладишем та її комісійне опломбування або проведення кремації й опломбування урни, а також подання заяви до Sanepid - виконує від імені родини уповноважене міжнародне похоронне бюро [3].
4. 4

   Формальності в консульській установі України в Польщі та прикордонне оформлення

   Про смерть громадянина України слід повідомити територіально компетентну консульську установу України в Польщі (у Варшаві, Кракові, Гданську, Любліні або Вроцлаві) [4]. Наприклад, для Мазовецького та Лодзького воєводств компетентним є Консульський відділ Посольства України у Варшаві - Wydział Konsularny Ambasady Ukrainy w Warszawie (вул. Antoniego Malczewskiego 17, цілодобова гаряча лінія у справах смерті +48 698 608 837, загальний телефон +48 22 621 39 79, e-mail [email protected]) [4].

   • Роль консульства: Консульська установа України не фінансує і не надає комерційних ритуальних послуг, проте у разі перевезення труни або урни з прахом в Україну видає консульську довідку, необхідну для перетину польсько-українського кордону, а також надає роз'яснення щодо реєстрації смерті в українських державних реєстрах актів цивільного стану [4].
   • Документи для перевезення через кордон: Уповноважена похоронна компанія подає до консульства та митно-прикордонних служб польський витяг з актового запису про смерть (odpis aktu zgonu), медичну довідку про причину смерті та відсутність інфекційних захворювань, дозвіл польського санітарного інспектора (Sanepid) на вивезення тіла або праху, протокол запаювання труни (або свідоцтво про кремацію) та довідку про відсутність сторонніх предметів усередині труни чи урни разом із присяжними перекладами українською мовою, виконаними присяжним перекладачем (tłumacz przysięgły) [3][4].
5. 5

   Допомога на поховання від ZUS (zasiłek pogrzebowy) та повідомлення банків і пенсійних органів

   Якщо померла особа підлягала соціальному страхуванню в Польщі в системі ZUS (наприклад, за трудовим договором - umowa o pracę, договором доручення - umowa zlecenia - або отримувала польську пенсію чи допомогу по інвалідності) або якщо соціальному страхуванню в ZUS підлягає член сім'ї, який оплачує витрати на поховання, виплачується польська допомога на поховання (zasiłek pogrzebowy) від Закладу соціального страхування - Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS, Центр контакту клієнтів тел. +48 22 560 16 00, e-mail [email protected]) [1][7]. Сам лише статус тимчасового захисту (PESEL UKR) без охоплення соціальним страхуванням або пенсійних прав у ZUS не дає права на отримання допомоги на поховання від ZUS [7].

   • Розмір допомоги та строк подання заяви (правила з 1 січня 2026 року): Для випадків смерті, що настали з 1 січня 2026 року, zasiłek pogrzebowy становить 7 000 злотих [1][7]. Члени найближчої сім'ї (зокрема чоловік або дружина, діти, батьки, рідні брати й сестри, дідусі, бабусі та онуки) отримують повну фіксовану суму 7 000 злотих незалежно від фактично понесених витрат і незалежно від того, чи відбулося поховання в Польщі, чи в Україні [1][7]. Заяву за формою Z-12 необхідно подати протягом 12 місяців з дня смерті (у відділенні ZUS, через платформу PUE ZUS / eZUS або через польське похоронне бюро), додавши скорочений витяг свідоцтва про смерть (odpis skrócony aktu zgonu), оригінали рахунків (із присяжним перекладом, якщо вони видані в Україні) та документи, що підтверджують родинний зв'язок [1][7]. ZUS виплачує допомогу протягом 14 днів з моменту з'ясування останньої необхідної обставини [7].
   • Банки в Польщі та установи в Україні: Подання скороченого витягу польського свідоцтва про смерть до польського банку зумовлює закриття рахунків, виконання можливого розпорядження вкладом на випадок смерті (dyspozycja wkładem na wypadek śmierci) та дає змогу отримати відшкодування документально підтверджених витрат на поховання особі, яка їх понесла (у межах залишку на рахунку на підставі оригіналів рахунків-фактур згідно зі ст. 55 Банківського права Польщі). Для вирішення питань у Пенсійному фонді України або спадкового провадження в Україні слід використовувати польський витяг з актового запису про смерть разом із присяжним перекладом українською мовою [4].

Офіційні органи та перевірені контакти

Офіційні джерела, перевірені Clarvia

1. [1]
   Повідомлення про смерть - офіційний порадник щодо реєстрації актів цивільного стану та допомоги на поховання (gov.pl) — Portal Rzeczypospolitej Polskiej (gov.pl)
2. [2]
   Управління цивільного стану столичного міста Варшави (Urząd Stanu Cywilnego m.st. Warszawy) - реєстрація смерті — Urząd m.st. Warszawy
3. [3]
   Повітова санітарно-епідеміологічна станція у м. Варшаві - Державний повітовий санітарний інспектор (Sanepid) — Portal Rzeczypospolitej Polskiej (gov.pl)
4. [4]
   Посольство України в Республіці Польща - Консульські питання та контакти — Ministerstwo Spraw Zagranicznych Ukrainy
5. [5]
   Польська палата похоронної галузі (Polska Izba Branży Pogrzebowej) - Контакти та каталог — Polska Izba Branży Pogrzebowej
6. [6]
   Польська похоронна асоціація (Polskie Stowarzyszenie Pogrzebowe) - Контакти та перелік членів — Polskie Stowarzyszenie Pogrzebowe
7. [7]
   Допомога на поховання ZUS (Zasiłek pogrzebowy, форма Z-12) та Центр контакту клієнтів ZUS — Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS)