Co zrobić w przypadku zgonu między krajem Ukraina a Polska: oficjalna lista w 5 krokach

1. 1

   Medyczne stwierdzenie zgonu oraz zgoda sądowo-lekarska w Ukrainie

   Pierwszym obowiązkowym etapem w Ukrainie jest oficjalne stwierdzenie zgonu i uzyskanie dokumentu medycznego stanowiącego podstawę do państwowej rejestracji zgonu [1].

   • Zgon w placówce ochrony zdrowia: Lekarz placówki medycznej, w której przebywała osoba zmarła, wystawia lekarskie świadectwo zgonu (лікарське свідоцтво про смерть lub felczerskie zaświadczenie o zgonie, фельдшерська довідка про смерть), jeżeli nie występują oznaki śmierci gwałtownej [1].
   • Zgon w domu, w hotelu lub w miejscu publicznym: Należy niezwłocznie wezwać zespół ratownictwa medycznego pod numerem 103 oraz jednostkę Narodowej Policji Ukrainy pod numerem 102 [1]. Policja przeprowadza oględziny miejsca zdarzenia; w przypadku nagłego zgonu, podejrzenia śmierci gwałtownej lub zgonu w niewyjaśnionych okolicznościach ciało kierowane jest do biura ekspertyz sądowo-lekarskich (бюро судово-медичної експертизи, na przykład w Kijowie, Lwowie lub Odessie). W takiej sytuacji wydanie ciała, kremacja lub repatriacja są możliwe wyłącznie po przeprowadzeniu sekcji zwłok oraz uzyskaniu pisemnego zezwolenia śledczego lub prokuratora [1].
2. 2

   Weryfikacja ubezpieczenia, zakłady pogrzebowe w Ukrainie i w Polsce oraz pomoc konsularna

   Przed samodzielnym zleceniem odpłatnych usług transportu międzynarodowego należy sprawdzić, czy osoba zmarła posiadała polisę ubezpieczenia podróżnego lub ubezpieczenie obejmujące koszty repatriacji [2]. Jeżeli polisa jest aktywna, centrum alarmowe ubezpieczyciela zazwyczaj samo wyznacza wyspecjalizowaną firmę pogrzebową i pokrywa koszty transportu [2].

   • Koordynacja zakładów pogrzebowych w Ukrainie i w Polsce: W przypadku braku ubezpieczenia rodzina może zlecić obsługę licencjonowanej firmie pogrzebowej lub komunalnej służbie rytualnej (ритуальна служба) w Ukrainie we współpracy z polskim zakładem pogrzebowym (na przykład zrzeszonym w organizacji branżowej, takiej jak Polska Izba Branży Pogrzebowej lub Polskie Stowarzyszenie Pogrzebowe) [2][3]. Clarvia podaje przykłady z publicznie dostępnych źródeł wyłącznie w celach orientacyjnych i nie rekomenduje, nie zatwierdza ani nie klasyfikuje żadnych usługodawców.
   • Polska pomoc konsularna w Ukrainie: Zgon należy zgłosić polskiej placówce dyplomatycznej - Ambasadzie Rzeczypospolitej Polskiej w Kijowie (Посольство Республіки Польща в Києві, Wydział Konsularny i Polonii: telefon +38 044 284 00 35, e-mail [email protected]) lub właściwemu Konsulatowi Generalnemu Rzeczypospolitej Polskiej (we Lwowie, Łucku, Winnicy lub Odessie) [2]. Polski konsul informuje o wymaganych dokumentach, unieważnia polski paszport osoby zmarłej oraz wydaje zaświadczenie konsula RP na przewóz zwłok lub prochów do Polski, przy czym konsulat nie pokrywa kosztów pogrzebu ani transportu [2].
3. 3

   Państwowa rejestracja zgonu w Ukrainie i uznanie aktu zgonu w Polsce

   Wniosek o państwową rejestrację zgonu w Ukrainie należy złożyć nie później niż w ciągu 3 dni od dnia nastąpienia zgonu lub odnalezienia ciała (albo w ciągu 5 dni, jeżeli natychmiastowe uzyskanie dokumentu medycznego nie było możliwe) [1].

   • Rejestracja w urzędzie DRACS i uzyskanie aktu zgonu w Ukrainie: W warunkach stanu wojennego obowiązuje zasada eksterytorialności: zgłoszenia można dokonać w dowolnym wydziale państwowej rejestracji aktów stanu cywilnego (DRACS, podlegającym pod Ministerstwo Sprawiedliwości Ukrainy - Міністерство юстиції України) lub za pośrednictwem Centrum Świadczenia Usług Administracyjnych (CNAP), zgodnie z instrukcjami opublikowanymi na ukraińskim portalu państwowym Портал Дія [1][4]. Wnioskodawca otrzymuje bezpłatnie ukraińskie państwowe świadectwo zgonu (свідоцтво про смерть) oraz wyciąg z Państwowego Rejestru Aktów Stanu Cywilnego Obywateli dotyczący zgonu (витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про смерть) [1][4]. Kwestie rejestracji konsularnej i legalizacji dokumentów koordynuje również Departament Służby Konsularnej Ministerstwa Spraw Zagranicznych Ukrainy (Міністерство закордонних справ України) [5].
   • Transkrypcja i rejestracja w Polsce (Urząd Stanu Cywilnego): W celu oficjalnego uznania i wpisania zgonu do polskiego rejestru stanu cywilnego składa się wniosek o transkrypcję zagranicznego aktu zgonu w dowolnie wybranym Urzędzie Stanu Cywilnego (USC, na przykład w Warszawie lub Krakowie) albo za pośrednictwem konsula RP, zgodnie z zasadami opisanymi na portalu rządowym Serwis Rzeczypospolitej Polskiej (gov.pl) [6]. Do oryginału ukraińskiego aktu zgonu dołącza się tłumaczenie przysięgłe na język polski wykonane przez tłumacza przysięgłego lub tłumaczenie poświadczone przez konsula (dwustronna umowa o pomocy prawnej między Polską a Ukrainą zwalnia dokumenty urzędowe z obowiązku opatrywania klauzulą apostille, choć w praktyce urzędy przyjmują również dokumenty z apostille) [6]. Gdyby zgon nastąpił bezpośrednio w Polsce, rejestracja w USC odbywa się w terminie 3 dni od wystawienia karty zgonu (lub w ciągu 24 godzin w przypadku choroby zakaźnej), z możliwością uzyskania wielojęzycznego odpisu skróconego na formularzu C Konwencji Wiedeńskiej [6].
4. 4

   Wybór między repatriacją zwłok lub prochów do Polski a pochówkiem lub kremacją w Ukrainie

   Rodzina podejmuje decyzję pomiędzy międzynarodowym przewozem ciała lub urny z prochami do Polski a przeprowadzeniem pochówku lub kremacji na terytorium Ukrainy [2][3].

   • Repatriacja ciała lub prochów z Ukrainy do Polski: Aby sprowadzić zwłoki lub szczątki do Polski, należy w pierwszej kolejności uzyskać pozwolenie starosty lub prezydenta miasta właściwego ze względu na planowane miejsce pochówku w Polsce, wydawane po porozumieniu z właściwym Państwowym Powiatowym Inspektorem Sanitarnym (Sanepid / Państwowa Inspekcja Sanitarna) [2][3]. Na podstawie tego pozwolenia, ukraińskiego aktu zgonu, lekarskiego świadectwa zgonu, zaświadczenia ukraińskich służb sanitarno-epidemiologicznych (Держпродспоживслужба) o braku chorób zakaźnych oraz lokalnego zezwolenia na wywóz, Ambasada RP w Kijowie (Посольство Республіки Польща в Києві) lub właściwy konsulat RP wydaje zaświadczenie konsula RP na przewóz zwłok lub prochów do kraju (opłata konsularna wynosi 70 EUR) [2]. Ciało przewozi się w hermetycznie zalutowanej trumnie z wkładem metalowym (cynkowym), natomiast w przypadku kremacji w Ukrainie (na przykład w krematorium w Kijowie, Charkowie lub Odessie) prochy przewożone są w szczelnie zamkniętej urnie wraz z zaświadczeniem o kremacji [2][3].
   • Pochówek lub kremacja na miejscu w Ukrainie: Jeżeli pochówek lub kremacja odbywa się w Ukrainie, formalności związane z miejscem na cmentarzu lub usługami krematorium załatwia się za pośrednictwem lokalnej służby rytualnej na podstawie państwowego świadectwa zgonu [1][5].
5. 5

   Świadczenia emerytalno-rentowe, zasiłek pogrzebowy, podatki i sprawy spadkowe w Polsce i w Ukrainie

   Po zakończeniu formalności pogrzebowych należy uregulować sprawy finansowe, emerytalno-rentowe oraz spadkowe w obu państwach.

   • Procedury w Polsce:
     • Zasiłek pogrzebowy i renta rodzinna (ZUS / KRUS): Jeżeli osoba zmarła podlegała ubezpieczeniom społecznym lub pobierała emeryturę bądź rentę w Polsce, wniosek o jednorazowy zasiłek pogrzebowy (formularz Z-12, składany w terminie 12 miesięcy od dnia śmierci) oraz o rentę rodzinną (formularz ERR) należy złożyć w instytucji Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS - lub w KRUS w przypadku ubezpieczenia rolniczego), dołączając oryginały rachunków kosztów pogrzebu oraz odpis aktu zgonu po transkrypcji [7][8].
     • Postępowanie spadkowe i zgłoszenie podatkowe w Polsce: Spadkobiercy w Polsce mają 6 miesięcy od dnia, w którym dowiedzieli się o tytule swego powołania do spadku, na złożenie oświadczenia o przyjęciu spadku (wprost lub z ograniczeniem odpowiedzialności za długi - z dobrodziejstwem inwentarza) albo o odrzuceniu spadku [9]. Potwierdzenie praw do spadku następuje poprzez notarialny Akt Poświadczenia Dziedziczenia, wpisywany przez samorząd notarialny Krajowa Rada Notarialna do publicznego systemu Rejestr Spadkowy, albo poprzez sądowe stwierdzenie nabycia spadku [9]. Najbliżsi członkowie rodziny (tzw. zerowa grupa podatkowa) korzystają z całkowitego zwolnienia z podatku od spadków i darowizn pod warunkiem złożenia formularza SD-Z2 we właściwym Urzędzie Skarbowym w terminie 6 miesięcy od dnia zarejestrowania Aktu Poświadczenia Dziedziczenia lub uprawomocnienia się postanowienia sądu, za pośrednictwem portalu podatkowego, który prowadzi Ministerstwo Finansów (podatki.gov.pl) [10].
   • Procedury w Ukrainie:
     • Świadczenia z Funduszu Emerytalnego Ukrainy: Jeżeli osoba zmarła pobierała ukraińską emeryturę lub pracowała w Ukrainie, należy zwrócić się do dowolnego centrum obsługi Funduszu Emerytalnego Ukrainy (Пенсійний фонд України - przedkładając paszport, ukraiński numer podatkowy RNOKPP, świadectwo zgonu, wyciąg z rejestru DRACS oraz numer rachunku IBAN) w celu wypłaty ukraińskiego zasiłku pogrzebowego (допомога на поховання) oraz przyznania renty rodzinnej (пенсія у зв'язку з втратою годувальника) [11][12].
     • Sprawa spadkowa w Ukrainie: Jeżeli w Ukrainie pozostał majątek nieruchomy lub rachunki bankowe, spadkobiercy powinni w terminie 6 miesięcy od dnia śmierci złożyć wniosek o przyjęcie spadku u państwowego lub prywatnego notariusza w Ukrainie w celu otwarcia sprawy spadkowej w ukraińskim Rejestrze Spadkowym (Спадковий реєстр); informacje o otwartych sprawach spadkowych udostępnia samorząd notarialny Ukrainy - Нотаріальна палата України [4][13].

Oficjalne urzędy i zweryfikowane dane kontaktowe

Oficjalne źródła zweryfikowane przez Clarvię

1. [1]
   Państwowa rejestracja zgonu: terminy, wymagane dokumenty oraz organy DRACS — Гід з державних послуг (Портал Дія)
2. [2]
   Zaświadczenie konsula na sprowadzenie zwłok lub prochów (szczątków) z Ukrainy do Polski — Serwis Rzeczypospolitej Polskiej - Polska w Ukrainie (gov.pl)
3. [3]
   Wymogi sanitarne dotyczące transportu zwłok i szczątków ludzkich — Państwowa Inspekcja Sanitarna (gov.pl)
4. [4]
   Tryb uzyskania wyciągu z Państwowego Rejestru Aktów Stanu Cywilnego dotyczącego zgonu — Центральне міжрегіональне управління Міністерства юстиції України
5. [5]
   Rejestracja zgonu oraz pomoc konsularna (MSZ Ukrainy) — Міністерство закордонних справ України
6. [6]
   Rejestracja zagranicznego aktu zgonu (transkrypcja w Urzędzie Stanu Cywilnego) — Serwis Rzeczypospolitej Polskiej (gov.pl)
7. [7]
   Uzyskaj zasiłek pogrzebowy w Polsce (ZUS / KRUS) — Serwis Rzeczypospolitej Polskiej (gov.pl)
8. [8]
   Renta rodzinna w Polsce: warunki przyznania świadczenia — Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (gov.pl)
9. [9]
   Rejestr Spadkowy (Krajowa Rada Notarialna): wyszukiwanie zarejestrowanych dokumentów spadkowych — Krajowa Rada Notarialna (rejestry-notarialne.pl)
10. [10]
    Zgłoś otrzymanie majątku ze spadku lub darowizny - formularz podatkowy SD-Z2 — Ministerstwo Finansów (gov.pl)
11. [11]
    Wypłata zasiłku pogrzebowego po zmarłym emerycie w Ukrainie — Гід з державних послуг (Портал Дія / ПФУ)
12. [12]
    Szczegółowe zasady ubiegania się o rentę rodzinną w Ukrainie — Безоплатна правнича допомога (legalaid.gov.ua)
13. [13]
    Zasoby informacyjne dotyczące otwartych spraw spadkowych w Ukrainie — Нотаріальна палата України