Todesfall in Deutschland (Ukraine): Offizielle 5-Schritte-Checkliste

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   Ärztliche Leichenschau und Todesbescheinigung in Deutschland (unmittelbar)

   Der Tod muss zunächst in Deutschland durch eine Ärztin oder einen Arzt im Rahmen der gesetzlichen Leichenschau festgestellt werden, damit die amtliche Todesbescheinigung (Totenschein mit vertraulichem und nicht-vertraulichem Teil) ausgestellt wird [1][2]:

   • Sterbefall im Krankenhaus, Pflegeheim oder Hospiz: Die behandelnde Einrichtung veranlasst die ärztliche Leichenschau sowie die Ausstellung der Todesbescheinigung direkt vor Ort und übernimmt die erste Versorgung in der hauseigenen Kühlkammer [1][2].
   • Sterbefall in einer Privatwohnung, Unterkunft oder an einem öffentlichen Ort: Verständigen Sie umgehend den ärztlichen Bereitschaftsdienst (bundesweite Rufnummer 116 117), den Rettungsdienst (Notruf 112) oder die Hausarztpraxis, um die Leichenschau durchzuführen [2]. Erst nach Vorliegen der ärztlichen Todesbescheinigung darf ein Bestattungsunternehmen die verstorbene Person abholen und in eine Leichenhalle überführen.
   • Ungeklärte oder nicht-natürliche Todesursache: Bescheinigt die Ärztin oder der Arzt eine ungeklärte oder nicht-natürliche Todesart (etwa bei einem plötzlichen Todesfall oder Unfall), werden Polizei und Staatsanwaltschaft eingeschaltet. Vor einer Einäscherung, Erdbestattung oder Auslandsüberführung in die Ukraine muss in diesem Fall zwingend die schriftliche Freigabe der zuständigen deutschen Staatsanwaltschaft vorliegen [1][3].
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   Versicherungen prüfen, Bestattungsunternehmen beauftragen und ukrainische Auslandsvertretung informieren

   Prüfen Sie vor der Vergabe kostenpflichtiger Einzelaufträge, ob für die verstorbene Person eine Reisekranken- oder Rückführungsversicherung, eine Unfallversicherung oder eine Kostenträgerschaft (beispielsweise bei Leistungsbezug in Deutschland nach SGB II/SGB XII oder AsylbLG für eine ortsübliche Bestattung nach § 74 SGB XII) bestand:

   • Koordination zwischen Bestattungsunternehmen in Deutschland und der Ukraine: Unter Beachtung der jeweiligen deutschen Landesbestattungsgesetze und des deutschen Friedhofszwangs beauftragen Sie ein zugelassenes Bestattungsunternehmen in Deutschland, das bei einer Rückführung mit einem kommunalen oder lizenzierten Bestattungsdienst in der Ukraine (ритуальна служба - kommunales Bestattungsunternehmen oder lizenzierter Bestattungsdienst) zusammenarbeitet [2][3].
   • Neutraler Berufsverband: Clarvia spricht keine Empfehlungen für kommerzielle Anbieter aus und nimmt keine Bewertungen oder Rankings vor. Ein qualifiziertes Bestattungsunternehmen in Deutschland (auch mit Erfahrung bei Überführungen in die Ukraine) finden Sie über den deutschen Berufsverband (Bundesverband Deutscher Bestatter e.V., Telefon +49 211 16008-10, 24-Stunden-Notfallnummer +49 211 16008-86, E-Mail [email protected]) [2].
   • Kontakt zu den ukrainischen diplomatischen Vertretungen in Deutschland: Informieren Sie die zuständige Auslandsvertretung des Außenministeriums der Ukraine (Департамент консульської служби МЗС України): die diplomatische Vertretung (Botschaft der Ukraine in der Bundesrepublik Deutschland, Albrechtstraße 26, 10117 Berlin, Telefon Zentrale +49 30 28 88 71 28, Konsularabteilung +49 30 28 88 71 70, E-Mail [email protected]) [3][5] oder das örtlich zuständige Generalkonsulat (beispielsweise das Generalkonsulat der Ukraine in Frankfurt am Main unter Telefon +49 69 29 72 09 20, E-Mail [email protected], sowie die Generalkonsulate in Hamburg, Düsseldorf und München) [4]. Das Original des ukrainischen Reisepasses der verstorbenen Person wird der ukrainischen Vertretung zur Anbringung des Sterbevermerks und zur Aktualisierung der konsularischen Register vorgelegt [3][4].
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   Standesamtliche Beurkundung in Deutschland, Haager Apostille und Anerkennung in der Ukraine

   Alle Sterbefälle auf deutschem Staatsgebiet werden zwingend vom deutschen Standesamt des Sterbeortes beurkundet; ukrainische Konsulate in Deutschland stellen für in Deutschland verstorbene Personen keine eigene ukrainische Sterbeurkunde aus [3][4]:

   • Anzeige beim deutschen Standesamt (spätestens am dritten Werktag): Nach § 28 des deutschen Personenstandsgesetzes (PStG) muss der Sterbefall spätestens am dritten auf den Tod folgenden Werktag beim Standesamt des deutschen Sterbeortes angezeigt werden [1]. Vorzulegen sind die ärztliche Todesbescheinigung, der ukrainische Reisepass der verstorbenen Person sowie ukrainische Personenstandsurkunden (Geburtsurkunde und gegebenenfalls Heirats- oder Scheidungsurkunde mit beglaubigter deutscher Übersetzung) [1][3]. Kann das Standesamt die endgültige Sterbeurkunde mangels Urkunden noch nicht sofort ausstellen, erteilt es eine Bescheinigung über die Zurückstellung der Beurkundung eines Sterbefalls, die bereits für die Überführung und Bestattung ausreicht (für spätere Erb- und Rentenverfahren ist jedoch die endgültige Sterbeurkunde erforderlich) [3][4].
   • Zwingende Haager Apostille und beglaubigte Übersetzung für die Ukraine: Während das deutsche Standesamt auch mehrsprachige Auszüge auf Formblatt C (Wiener CIEC-Übereinkommen von 1976) ausstellt, ist die Ukraine kein Vertragsstaat des Wiener CIEC-Übereinkommens. Damit die deutsche Sterbeurkunde (Sterbeurkunde bzw. Auszug aus dem Sterbeeintrag) beim Grenzübertritt und bei allen Behörden in der Ukraine rechtsgültig ist, muss sie zwingend mit einer Haager Apostille der zuständigen deutschen Landesbehörde (je nach Bundesland Regierungspräsidium, Bezirksregierung, Polizeipräsidium oder Landesverwaltungsamt) versehen und anschließend durch eine vereidigte Übersetzerin bzw. einen vereidigten Übersetzer oder notariell in die ukrainische Sprache übersetzt werden [3][4].
   • Ukrainische Personenstandsregister (ДРАЦС): Während bei einem Todesfall innerhalb der Ukraine die Registrierung innerhalb von 3 Tagen bei einer Abteilung für staatliche Registrierung von Personenstandsakten (відділ державної реєстрації актів цивільного стану - ДРАЦС des Justizministeriums der Ukraine, über ein Verwaltungsdienstleistungszentrum ЦНАП oder das Portal Дія) zur Ausstellung der ukrainischen Sterbeurkunde (свідоцтво про смерть) und des Registerauszugs (витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про смерть) erfolgt [6][7], wird eine mit Apostille und beglaubigter ukrainischer Übersetzung versehene deutsche Sterbeurkunde in der Ukraine direkt von den Organen des Justizministeriums (Ministerium der Justiz der Ukraine), Notariaten und dem Pensionsfonds anerkannt [3][6].
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   Wahl zwischen internationaler Überführung in die Ukraine und Bestattung in Deutschland

   Je nach Entscheidung der Familie koordiniert das beauftragte Bestattungsunternehmen einen der beiden Wege:

   • Option A - Internationale Überführung des Leichnams oder der Urne in die Ukraine:
     • Überführung eines Leichnams im verlöteten Zinksarg: Das Bestattungsunternehmen beantragt bei der zuständigen deutschen Behörde des Sterbeortes (Ordnungsamt, Gesundheitsamt oder Standesamt) den Leichenpass (nach dem Internationalen Berliner Abkommen von 1937 bzw. Landesbestattungsrecht), der für die Vorlage in der Ukraine ebenfalls mit einer Apostille und einer beglaubigten ukrainischen Übersetzung versehen wird [3][4]. Zudem sind eine ärztliche Bescheinigung über die Nichtansteckungsgefahr (bzw. gesundheitspolizeiliche Unbedenklichkeitsbescheinigung / Anforderungen des ukrainischen Sanitätsdienstes Держпродспоживслужба), die vorschriftsmäßige Einsargung in einem hermetisch verlöteten Zinksarg (оцинкована герметична труна) sowie eine Bescheinigung des Bestatters für die Zollbehörden über das Nichtvorhandensein fremder Gegenstände im Sarg erforderlich [3][4].
     • Überführung einer Urne (капсула з прахом) nach Einäscherung in Deutschland: Wegen des deutschen Friedhofszwangs erfolgt die Herausgabe der versiegelten Aschenkapsel über das beauftragte Bestattungsunternehmen [2][3]. Für die Einfuhr in die Ukraine werden die deutsche Sterbeurkunde mit Apostille, die Einäscherungsbescheinigung des deutschen Krematoriums sowie die Erklärung zur Vorlage bei der Zollbehörde (Erklärung zur Vorlage der Zollbehörde über die Freiheit von Fremdgegenständen in der Urne), jeweils mit beglaubigter ukrainischer Übersetzung, benötigt [3][4].
   • Option B - Erdbestattung oder Feuerbestattung in Deutschland: Findet die Bestattung in Deutschland statt, gelten die Wartefristen (in der Regel frühestens 48 Stunden nach Todeseintritt), die Pflicht zur zweiten ärztlichen Leichenschau vor einer Einäscherung und der Friedhofszwang nach dem jeweiligen deutschen Landesbestattungsgesetz [2].
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   Renten, Bestattungsbeihilfe, Sozialleistungen und Nachlass in der Ukraine und in Deutschland

   Mit der apostillierten und ins Ukrainische übersetzten deutschen Sterbeurkunde (sowie den deutschen Originalurkunden für deutsche Stellen) erledigen Sie die nachfolgenden Schritte:

   • Verfahren in der Ukraine:
     • Ukrainischer Pensionsfonds (Пенсійний фонд України - ПФУ): War die verstorbene Person in der Ukraine rentenberechtigt oder sozialversichert, können die Personen, die die Bestattung durchgeführt haben, bei jedem Servicezentrum der ukrainischen Rentenbehörde (Pensionsfonds der Ukraine) oder online über das elektronische Webportal des ПФУ bzw. das staatliche Portal (Staatliches Portal Diia) das ukrainische Bestattungsgeld (допомога на поховання) (bei zivilen Rentnerinnen und Rentnern in Höhe einer zweimonatigen Rente, bei Militärpensionären in Höhe einer dreimonatigen Rente) sowie nicht ausgezahlte Rentenbeträge beantragen [7]. Arbeitsunfähige unterhaltsberechtigte Familienangehörige können dort zudem eine ukrainische Hinterbliebenenrente (пенсія у зв'язку з втратою годувальника) beantragen [7].
     • Eröffnung des Nachlassverfahrens beim ukrainischen Notar (6-Monats-Frist): Für Vermögenswerte oder Immobilien in der Ukraine müssen Erbinnen und Erben innerhalb einer gesetzlichen Frist von 6 Monaten ab dem Todestag bei einem staatlichen oder privaten ukrainischen Notar (Нотаріальна палата України / Спадковий реєстр unter Aufsicht der Behörde Ministerium der Justiz der Ukraine) die Nachlasssache eröffnen (відкриття спадкової справи) und die Annahme oder Ausschlagung der Erbschaft erklären [6].
   • Verfahren in Deutschland:
     • Deutsche Rentenversicherung und Sterbevierteljahr: Bestand in Deutschland ein Rentenanspruch, melden Sie den Sterbefall an die Deutsche Rentenversicherung (kostenfreie Servicenummer 0800 1000 4800 aus Deutschland bzw. +49 30 865 0 aus dem Ausland) zur Prüfung einer Witwen-, Witwer- oder Waisenrente [8] sowie unverzüglich an den Renten Service der Deutschen Post (Telefon +49 221 569 2777), wo hinterbliebene Ehegatten innerhalb von 30 Tagen nach dem Tod den Vorschuss für das Sterbevierteljahr beantragen können [8][9].
     • Krankenkasse, Leistungsstellen und deutsches Nachlassgericht: Informieren Sie die deutsche gesetzliche Krankenversicherung (GKV), Banken sowie gegebenenfalls das Jobcenter, Sozialamt oder die Ausländerbehörde. Befanden sich der letzte gewöhnliche Aufenthalt oder Vermögenswerte in Deutschland, ist das örtliche Nachlassgericht beim Amtsgericht für die Ermittlung verwahrter Verfügungen über das amtliche Register (Zentrales Testamentsregister der Bundesnotarkammer, Telefon 0800 3550700), für einen deutschen Erbschein und für eine etwaige Erbausschlagung nach deutschem Recht (6 Wochen Frist bei Wohnsitz in Deutschland bzw. 6 Monate bei Aufenthalt im Ausland) zuständig [10].

Zuständige Behörden & geprüfte Anlaufstellen

Von Clarvia geprüfte offizielle Quellen

1. [1]
   Personenstandsgesetz (PStG) § 28 Anzeige des Sterbefalls beim Standesamt — Bundesministerium der Justiz (Gesetze im Internet)
2. [2]
   Kontakt und Soforthilfe im Trauerfall - Bundesverband Deutscher Bestatter e.V. — Bundesverband Deutscher Bestatter e.V.
3. [3]
   Що робити у разі смерті (загибелі) громадянина України на території Німеччини (Sterbeurkunde, Apostille und Überführung) — Botschaft der Ukraine in der Bundesrepublik Deutschland (germany.mfa.gov.ua)
4. [4]
   Що робити у разі смерті громадянина України у Німеччині - Консульські роз'яснення — Generalkonsulat der Ukraine in Frankfurt am Main (frankfurt.mfa.gov.ua)
5. [5]
   Консульські питання та контакти - Посольство України у ФРН — Botschaft der Ukraine in der Bundesrepublik Deutschland (germany.mfa.gov.ua)
6. [6]
   Порядок отримання витягу з Державного реєстру актів цивільного стану про смерть та оформлення спадщини — Ministerium der Justiz der Ukraine (centraljust.gov.ua)
7. [7]
   Виплата допомоги на поховання пенсіонера (Пенсійний фонд України - ПФУ) — Staatliches Portal Diia (guide.diia.gov.ua)
8. [8]
   Renten für Hinterbliebene - Witwenrente, Witwerrente und Waisenrente — Deutsche Rentenversicherung
9. [9]
   Renten Service der Deutschen Post - Todesfall melden und Sterbevierteljahr beantragen — Deutsche Post AG - Renten Service
10. [10]
    Zentrales Testamentsregister (ZTR) der Bundesnotarkammer — Bundesnotarkammer / Serviceportal Bund